Recherche secrétaire technique

Agence d’Architecture Montpelliéraine recherche une secrétaire technique avec un minimum de 5 ans d’expérience au sein d’un cabinet d’architecte de préférence ou des bureaux d’études ou d’entreprise du bâtiment.

Profil demandé : Autonomie, parfaite organisation de son travail et beaucoup de rigueur dans toutes les tâches, sachant travailler en équipe, esprit d’anticipation et de réactivité.

Dématérialisation, classement et archivage de divers documents,

Orthographe et grammaire excellentes,

Connaissance du vocabulaire professionnel dans le domaine du bâtiment, travaux publics et urbanisme.

Bonne connaissance du code des marchés publics et de ses procédures,

Bonnes connaissances rédactionnelles (notes de présentation et de méthodologie à rédiger) et d’une bonne maîtrise des outils de la bureautique, notamment logiciels de traitement de texte Word, de tableur Excel et de mise en page d’illustrations (Powerpoint, In design).

Compétences :

1/ Appel à candidatures et concours publics et privés :

• Veille sur les plateformes
• Analyse des appels d’offres
• Constitution des équipes, relation avec les bureaux d’études,
• Vérification des documents administratifs et de références des co-traitants,
• Maîtrise des documents à fournir (DC1, DC2, DC4, AE, tableaux de répartition des honoraires et des missions…)
• Dépôt des candidatures et/ou des offres sur les plateformes dématérialisées dédiées.

2/ Comptabilité de chantier :

• Vérification, organisation et gestion administrative des dossiers des marchés des entreprises
• Diffusion des comptes rendus de chantier
• Dossiers de sous-traitances, vérification des pièces administratives du dossier du sous-traitant, mise à jour et suivi des modifications éventuelles pour les marchés sous-traités
• Vérification des situations de travaux des entreprises et établissement des certificats de paiements adressés à la Maîtrise d’Ouvrage (en marchés privés) ou déposés sur la plateforme Chorus Pro (en marchés publics)
• Établissement, mise à jour des tableaux de suivi financier des opérations et des entreprises et de tout outil permettant le suivi des activités
• Gestion des devis, établissement des FTM (fiche travaux modificatifs) ou avenants
• Tenue du compte CIE (compte inter-entreprises)
• En fin de travaux OPR/Réception, établissement des procès-verbaux de réception (pour les marchés privés) ou des EXE4 EXE5 EXE6 (pour les marchés publics) avec listes de réserves et notifications aux entreprises et Maîtrise d’Ouvrage. Opérations de levées de réserves avec l’établissement des procès-verbaux de levées de réserves ou EXE8 EXE9 et notifications aux entreprises et Maîtrise d’Ouvrage.
• Vérification et établissement des DGD entreprises (Décompte Général Définitif)
• Suivi des réserves GPA et mise à jour du tableau de suivi des réserves GPA
• Suivi administratif des expertises (déclarations de sinistres dans le cadre de l’assurance Dommages ouvrages (DO), garantie décennale, garantie biennale ou expertises judiciaires)
• Contentieux opérations (expertises judiciaires)
• Constitution des dossiers numérisés et au format papier qui sont transmis aux avocats et experts.

3/ Facturation des honoraires :

• Facturation
• Suivi et relances des notes d’honoraires
• Dépôt des notes d’honoraires dématérialisées sur les sites dédiés (marchés publics).

4/ Gestion et commandes des fournitures :

• Fournitures courantes,
• Consommables pour traceurs et imprimantes.

5/ Etablissement et rédaction des pièces écrites sous le contrôle du directeur de travaux et de la Direction :

• Courriers,
• CCTP,
• Contrats d’Architecte et/ou de Maîtrise d’œuvre (Acte d’Engagement, CCAP, tableaux de répartition des honoraires et/ou des missions…).

Poste en CDI basé sur Montpellier.

Envoyer lettre de motivation + CV + lettres de recommandation (si possible).