Offre d’emploi assistant administratif / assistante administrative en CDI H/F à plein temps

Dans le cadre d’un départ de notre secrétaire, nous recherchons un profil ayant le diplôme de niveau III (bac+2 spécialité assistanat et gestion) pour reprendre son poste basé à Paris 3e.

Au sein d’une équipe à taille humaine, nous recherchons le profil suivant :

Savoir-faire / Expérience :

• Logiciels : Maîtrise Excel, Word, Outlook, Photoshop apprécié
• Langues : Maîtrise orale et écrite du français, Notions d’anglais
• Connaissances du vocabulaire du bâtiment/copropriété

Savoir-être / Compétences :

• Gestion des priorités
• Détermination
• Organisation
• Initiative
• Bon relationnel
• Autonomie
• Esprit de synthèse
• Concentration
• Dynamisme
• Intérêt pour les chiffres

Tâches confiées – liste non exhaustive :

Secrétariat courant :

• Accueil téléphonique/physique et prise de messages
• Distribution et envoi du courrier
• Traitement des mails
• Saisie, correction et mise en page de documents
• Création de documents types
• Classement/archivage des documents administratifs
• Préparation des déplacements du gérant/collaborateurs
• Suivi des abonnements (magazines, mobiles, télépéage...)
• Gestion de nos plateformes de communication : site, Instagram, Linkedin
• Mise à jour des documents légaux en ligne

Gestion :

• Suivi de la déclaration annuelle des chantiers
• Dépôt des chèques en banque
• Gestion des fournitures et commandes
• Gestion de la téléphonie, copieur, ménage, clés, alarmes ...
• Gestion des dysfonctionnements informatiques/téléphoniques
• Règlement des factures fournisseurs / sous-traitants
• Collecte de documents légaux sous-traitants (Urssaf, kbis, rib, assurances)
• Facturation des loyers locataires
• Recherche de nouveaux locataires
• Suivi des sinistres
• Analyse des dépenses annuelles

Ressources humaines :

• Suivi des dossiers salariés (médecine du travail, infos paie, mutuelle)
• Tickets restaurant
• Suivi des congés/ arrêts maladie
• Organisation des formations professionnelles
• Suivi des conventions de stage

En collaboration avec le comptable et le gérant :

• Vérification et classement des pièces à comptabiliser
• Envoi des infos paie
• Envoi des documents pour déclaration des taxes et du bilan annuel

Suivi des affaires :

• Préparation des documents administratifs relatifs aux chantiers (OS, PV, marchés etc)
• Vérification de l’avancement de la facturation des honoraires
• Etablissement de propositions et notes d’honoraires
• Suivi des règlements des honoraires et éventuelles relances
• Suivi régulier des heures réalisées par les collaborateurs et comparatif avec les honoraires
• Suivi des tableaux de chantier

Fourchette salariale : à définir selon profil

Merci de nous transmettre votre candidature à secretariat@jmr-architectes.com avec pour objet « candidature au poste de d’assistant administratif »