L'IA AU SERVICE DE L'ARCHITECTE Module IA16 — Gestion administrative et juridique

Module : L'IA AU SERVICE DE L'ARCHITECTE Module IA16 — Gestion administrative et juridique

Demi-journée 1 : Cadre juridique, tri des emails, synthèse de fil, devoir de conseil

Séquence 0 — Accueil et tour de table

●      Présentation de la formatrice et du cadre.

●      Tour de table : un mot par stagiaire sur les litiges rencontrés et les attentes pour cette formation.

Séquence 1 — Cadre réglementaire des écrits de l'architecte

●      Devoir de conseil : obligation précontractuelle, devoir contractuel, devoir renforcé, devoir d'alerte.

●      Cadre déontologique : probité, indépendance, confraternité dans les écrits.

●      Responsabilité civile professionnelle : périmètre couvert par la MAF, déclaration de sinistre, garantie décennale.

●      Articulation : un conseil oral n'existe pas en cas de litige.

Séquence 2 — Confidentialité et RGPD dans le traitement des écrits

●      Données personnelles dans les emails et courriers : durées légales de conservation.

●      Outils IA et confidentialité : vigilance majeure, anonymisation avant injection.

●      Signature électronique et LRAR électronique : conditions de validité juridique.

●      Archivage : 10 ans décennale, 5 ans paie, exigences de restauration.

Séquence 3 — Trier et prioriser le flux d'emails

●      Définir 4 catégories opérationnelles : action immédiate, à traiter cette semaine, information à archiver, à valeur juridique.

●      Prompt CRSFA dédié au tri : pré-trier 20 emails anonymisés, signaler les emails sensibles.

●      Règles automatiques de messagerie en complément du tri IA.

●      Exercice individuel : chaque stagiaire trie son propre flux anonymisé.

Séquence 4 — Synthétiser un fil de discussion long

●      Avant une réunion ou une décision : relire le fil intégralement, identifier les engagements pris.

●      Prompt CRSFA : sujet, acteurs, chronologie, décisions, engagements, points en suspens, risques.

●      Limites : l'IA ne détecte pas les sous-entendus humains ni la sincérité des engagements.

●      Exercice individuel : chacun synthétise un fil de 30 à 50 emails apporté.

Séquence 5 — Rédiger un devoir de conseil tracé

●      Identifier le risque ou la difficulté à signaler.

●      Trame en 6 points : objet précis, contexte factuel, exposé du risque, recommandation, demande de retour écrit, limites du périmètre.

●      Vocabulaire conditionnel obligatoire (semble, pourrait, est susceptible de).

●      Détecter les formulations permissives à éviter (engagement de résultat involontaire).

●      Exercice individuel : chaque stagiaire prérédige un devoir de conseil sur un cas réel.

Tour de table clôture DJ1

●      Synthèse, questions ouvertes, transitions vers la deuxième demi-journée.

Demi-journée 2 — Note d'alerte, mise en demeure, archivage, capitalisation

Tour de table ouverture DJ2

●      Retour sur les essais entre J1 et J2 (devoir de conseil pré-rédigé).

Séquence 6 — Rédiger une note d'alerte formelle

●      Distinguer alerte (urgence, criticité, risque immédiat) du devoir de conseil (signalement raisonné).

●      Trame : objet en majuscules avec mention URGENT ou ALERTE, rappel factuel daté, risque immédiat sourcé, demande d'action avec délai court, conséquences en cas d'inaction.

●      Ton ferme et neutre, sans agressivité ; mention LRAR systématique.

●      Exercice individuel sur un cas réel.

Séquence 7 — Rédiger une mise en demeure conforme

●      Cadre juridique : articles 1344 et suivants du Code civil, conséquences procédurales (intérêts moratoires, point de départ du délai).

●      Trame : objet, rappel contractuel, manquement constaté daté, demande explicite, délai raisonnable, conséquences, mention LRAR.

●      Délai raisonnable : jurisprudence et bonnes pratiques.

●      Règle : validation avocat avant envoi si enjeu significatif.

●      Exercice individuel : pré-rédaction d'une mise en demeure sur un cas réel ou un cas d'école fourni.

Séquence 8 — Répondre à une mise en demeure reçue

●      Analyser le manquement allégué, identifier les fondements juridiques invoqués.

●      Trame de réponse motivée en 2 pages : accusé de réception, rappel contractuel, analyse point par point, position argumentée, proposition de résolution, réserve de tous droits.

●      Articulation avec l'avocat MAF : quand consulter, quels éléments transmettre.

Séquence 9 — Plan d'archivage des écrits opposables

●      Catégories d'écrits : contrats, OS, CR chantier, devoirs de conseil, mises en demeure, sinistres, déclarations MAF.

●      Durées légales par catégorie (10 ans décennale, 5 ans paie, conservation des accusés).

●      Supports : papier original, scan, cloud sécurisé ; règle de sauvegarde et test de restauration.

●      Désigner un responsable archivage en agence.

Séquence 10 — Capitaliser les enseignements juridiques

●      Tenir un journal anonymisé des incidents juridiques rencontrés.

●      Identifier les patterns récurrents par type de mission ou de projet.

●      Mettre à jour les modèles internes d'agence, former l'équipe.

Séquence 11 — Évaluation et clôture

●      QCM final calibré sur les messages clés (10 questions QCU à 3 propositions, seuil 70 %).

●      Tour de table : « Lundi, je vais... ».

●      Remise de l'attestation, présentation de la boucle de retour.

●      Guide IA16 — Gestion administrative et juridique en version numérique.

●      Fiche prérequis à lire avant la formation.

●      Bibliothèque de prompts CRSFA prêts à l'emploi pour chaque type d'écrit (format .txt numérotés).

●      Modèles de trame : devoir de conseil tracé, note d'alerte formelle, mise en demeure conforme, réponse à mise en demeure, déclaration de sinistre MAF.

●      Plan d'archivage type avec durées légales par catégorie d'écrit.

●      Procédure LRAR papier et électronique.