La réunion augmentée - préparer, transcrire et rédiger avec l’IA

Module : La réunion augmentée - préparer, transcrire et rédiger avec l’IA

Séquence 1

Introduction et tour de table (15 min)

Chaque participant présente en 2 minutes : le type de réunion qui lui prend le plus de temps, son process actuel (prise de notes, enregistrement, rédaction), le point de blocage principal. Identification des patterns communs dans le groupe.

La réunion augmentée — vue d’ensemble du cycle (20 min)

Le modèle en 3 phases :

• Avant : préparer la réunion avec un agent — brief interlocuteur, contexte projet, questions à anticiper
• Pendant : capturer la réunion — le bon outil selon le format (visio / présentiel / chantier)
• Après : traiter la réunion — transcript, correction STT, CR, mail de suivi

Ce module couvre les trois phases. La chaîne complète dure moins de 20 minutes pour une réunion de 1h30.

Phase AVANT — Préparer une réunion avec l’IA (55 min)

L’agent de préparation de réunion : un LLM alimenté avec la documentation du projet et du partenaire produit un brief complet en quelques minutes.

• Ce que contient un brief de réunion efficace : contexte projet, enjeux du RDV, profil de l’interlocuteur, questions à poser, positions à défendre, documents à avoir sous la main
• Construction d’une fiche interlocuteur depuis des sources publiques (site, LinkedIn, Ordre des architectes) et depuis les échanges précédents
• Structuration d’un ordre du jour : logique de progression, durée par point, formulation qui favorise la prise de décision
• Les questions que l’IA ne peut pas anticiper — et comment les identifier soi-même

Démonstration live (15 min) : brief de réunion partenaire produit en 5 minutes — contexte, enjeux, 5 questions clés, ordre du jour structuré

Exercice individuel (15 min) : chaque participant prépare le brief d’une réunion à venir dans son portefeuille

Phase PENDANT — Capturer une réunion selon son format (55 min)

Les contraintes de capture diffèrent selon le contexte — une même méthode ne convient pas à tous les formats :

Réunion visio (Teams, Zoom, Meet) : - Transcription automatique native — activation, qualité, langue, identification des locuteurs - Export du transcript et format de sortie - Gestion de la multi-nationalité et des accents — limites pratiques - Confidentialité : que faire lorsqu’un participant ne souhaite pas être enregistré

Réunion présentielle (bureau, salle de réunion) : - Enregistrement smartphone — positionnement, distance, prise en main discrète - Conditions qui garantissent une transcription exploitable : acoustique, fond sonore, distance au micro - Dictaphone vs AirPods vs smartphone posé — comparaison qualité/praticité

Réunion de chantier : - Le workflow dictaphone : enregistrer en marchant sur le chantier, ou 3 minutes de résumé oral sur le trajet de retour - Ce qui doit être dit à voix haute pour être tracé : réserves, décisions, responsables, délais - Les artefacts audio typiques : bruit de fond BTP, ruptures, micro voilé — ce que le STT tolère et ce qu’il ne tolère pas

Démonstration comparative (15 min) : même contenu capturé en visio vs dictaphone de retour — qualité de transcription comparée, corrections nécessaires

Séquence 2

Phase APRÈS — De la transcription brute au CR professionnel (25 min)

La transcription brute n’est pas exploitable directement : erreurs STT sur le vocabulaire technique, absence de ponctuation, mauvaise attribution des locuteurs. La chaîne de traitement comprend 3 étapes avant de confier au CR.

• Évaluation de la transcription : identifier les erreurs critiques (termes contractuels, noms propres, réglementaire) vs les erreurs mineures (ponctuation, tics de langage)
• Le dictionnaire de correction d’agence : principe, structure, comment l’alimenter au fil des sessions
• Démonstration : dictionnaire LAAD Architecture — 60+ corrections (RE2020, DAACT, OPCO-EP, déperditifs, ArchiWizard…) — corrections automatiques appliquées avant transmission à l’agent CR

L’agent REDACTOR CR — paramétrage et production (50 min)

La qualité du CR dépend de la qualité du system prompt et de la base documentaire alimentant l’agent.

• Les paramètres essentiels d’un agent CR : type de réunion (chantier / MOA / interne / coordination), format de sortie attendu, ton (engageant / informatif / contractuel), sections obligatoires (présents, points avancés, actions, prochaine réunion)
• Alimenter l’agent avec ses propres modèles : charger un CR de référence pour que l’agent reproduise le format maison
• Les 3 types de CR en architecture :

o    CR de réunion de chantier — structure réglementaire, réserves, actions entreprises, délai de contestation

o    CR de réunion de travail MOE/BET/MOA — orienté décisions techniques et engagements

o    CR partenaires et réunions de conception — registre stratégique, décisions de programme, positions attribuées

• Formulations qui engagent vs formulations qui informent — nuances pratiques sur le terrain

Démonstration live (15 min) : enregistrement de retour de chantier (3 min) → transcription → correction STT → CR structuré et envoyable en moins de 12 minutes au total

Exercice individuel guidé (20 min) : chaque participant produit son CR depuis un transcript fourni ou son propre enregistrement apporté en séance

Le mail de suivi post-réunion (30 min)

Le CR est produit — il reste à l’envoyer dans le bon registre, avec le bon niveau de formalisme selon l’interlocuteur.

• L’agent de rédaction de mail : générer le mail de suivi depuis le CR — synthèse, points clés, actions attendues
• Adapter le ton selon le destinataire : MOA (décisionnel, synthétique), entreprise (précis, engageant), BET (technique), partenaire (professionnel mais direct)
• Les pièges : trop long, trop neutre, oublier les actions attendues de l’autre partie
• La relecture obligatoire avant envoi — ce que l’IA ne contrôle pas (engagement personnel, formulations contractuelles)

Exercice collectif (15 min) : produire le mail de suivi depuis le CR rédigé en exercice précédent

Archivage, traçabilité et capitalisation (20 min)

• Organisation des transcriptions, corrections et CR dans le dossier projet : arborescence, nommage, versions
• Traçabilité des envois : accusé de réception, validation des parties, délai contractuel de contestation
• Capitalisation : enrichir le dictionnaire STT d’agence au fil des sessions, faire évoluer le system prompt selon les retours

Plan d’action (15 min)

Chaque participant définit 3 actions concrètes pour les 2 semaines suivantes : activer la transcription automatique Teams, configurer l’agent REDACTOR CR sur un type de réunion prioritaire, enrichir le dictionnaire STT avec les 5 termes les plus mal transcrits dans son agence.

QCM — évaluation des acquis (obligatoire) (10 min)

15 questions portant sur les objectifs pédagogiques de la journée.

Programme mis à jour le 27/10/2026

Modalités de mise en œuvre : sessions de formation en présentiel ou en distanciel.