10. Maîtriser ses écrits professionnels avec l'IA : emails - courrier - devoir de conseil - traçabilité

Module : 10. Maîtriser ses écrits professionnels avec l'IA : emails - courrier - devoir de conseil - traçabilité

1ere demi-journée - durée 3h30

Ouverture (durée 20 min)

• Tour de table : attentes, projets en cours, expérience avec les IA génératives

• Présentation du programme et des objectifs

• QCM diagnostique de positionnement

MODULE 1 — MAÎTRISER LE FLUX DES EMAILS

Objectif : Reprendre le contrôle de sa boîte mail grâce à l'IA, sans perdre en rigueur professionnelle.

Séquence 1.1 — Tri et priorisation intelligente (durée 25 min)

• Comprendre comment l'IA analyse un email (mots-clés, tonalité, urgence)

• Construire un prompt de tri efficace : priorité, catégorie, risque juridique

• Identifier les emails à risque juridique nécessitant une attention particulière

• Cas pratique : tri d'un lot de 20 emails réels avec benchmark temps manuel vs IA (durée 30 min)

Séquence 1.2 — Analyse d'un corpus de mails (durée 30 min)

• Extraire l'historique d'un sujet à partir de multiples échanges

• Reconstituer la chronologie des décisions et engagements

• Identifier les contradictions ou points de vigilance

• Cas pratique : analyse d'un fil de discussion projet pour préparer une réunion

Séquence 1.3 — Réponses ciblées et adaptées (durée 30 min)

• Générer des réponses adaptées au destinataire (MOA, BET, entreprise, administration)

• Adapter le ton : formel, ferme, conciliant, pédagogue

• Emails sensibles : ce que l'IA prépare, ce que vous validez

• Cas pratique : rédaction de 3 types de réponses à partir d'un même email entrant

Séquence 1.4 — Bonnes pratiques et limites techniques (durée 35 min)

• Gestion des pièces jointes : méthodes d'extraction et de traitement

• Confidentialité : ce qu'on ne partage jamais avec l'IA

• Limites actuelles : pas d'accès direct à la boîte mail, copier-coller requis

• Organisation : créer un « projet IA » dédié à sa gestion administrative

MODULE 2 — RÉDIGER DES COURRIERS PROFESSIONNELS

Objectif : Produire des courriers juridiquement robustes qui protègent votre responsabilité professionnelle.

Séquence 2.1 — Le devoir de conseil : cadre et formalisation (durée 20 min)

• Rappel juridique : l'obligation permanente du devoir de conseil (Code des devoirs)

• Les 3 piliers : informer, alerter, tracer

• Quand formaliser ? Situations imposant une note écrite

• La règle d'or : un conseil oral n'existe pas juridiquement

Séquence 2.2 — Notes de conseil et alertes (durée 35 min)

• Structure type d'une note de conseil opposable

• Rédiger une alerte formelle : constat, risques, demande d'action

• Obtenir une validation écrite du client

• Cas pratique : rédaction d'une note de conseil sur un choix technique engageant

2eme demi-journée - durée 3h30

Séquence 2.3 — Courriers administratifs et juridiques (durée 35 min)

• Demandes, réclamations, réponses aux administrations

• Relances et mise en demeure : gradation et formalisme

• Courriers à l'assureur : les pièges à éviter

• Cas pratique : transformation d'un échange informel en courrier de traçabilité

Séquence 2.4 — Contrôle qualité des productions IA (durée 25 min)

• Le système de verdicts pour qualifier la fiabilité

• Ce que l'IA ne doit jamais inventer (références juridiques, normes, jurisprudence)

• Check-list de relecture avant envoi d'un courrier engageant

• Niveaux de contrôle humain : critique, important, souhaitable

MODULE 3 — ORGANISER LA TRAÇABILITÉ

Objectif : Mettre en place un système de traçabilité robuste, exploitable en cas de litige.

Séquence 3.1 — Valeur probante des écrits (durée 20 min)

• Ce qui fait foi en cas de litige : emails, RAR, CR validés

• Délais de conservation : responsabilité décennale, contractuelle

• Recommandations MAF : 15 ans minimum pour les pièces essentielles

Séquence 3.2 — Nomenclature et archivage (durée 30 min)

• Construire une nomenclature de fichiers cohérente et durable

• Arborescence type pour les dossiers projet

• L'IA comme assistant de classement et de recherche

• Cas pratique : définition de SA nomenclature personnalisée

CONCLUSION ET SYNTHÈSE (durée 30 min)

• Vision transversale : le flux complet Réception → Analyse → Production → Archivage

• Construction de son kit de survie personnalisé (prompts, check-lists, modèles)

• Définition de sa routine hebdomadaire avec l'IA

Clôture (durée 20 min)

• Échanges sur les cas particuliers des participants

• QCM final de validation des acquis (20 questions)

• Tour de table : engagements et plan d'action individuel

La formation alterne apports théoriques et mises en pratique, avec une dominante d'expérimentation.

• Pédagogie active : chaque participant manipule l'IA sur ses propres documents
• Feedback immédiat : correction et amélioration en temps réel des productions
• Personnalisation : adaptation des exercices au contexte de chaque participant
• Livrables concrets : chaque participant repart avec ses prompts personnalisés et testés

CE QU'IL FAUT PRÉPARER AVANT LA FORMATION

Pour tirer le meilleur parti de la formation, nous vous invitons à :

• Créer un compte sur un outil d'IA générative (ChatGPT, Claude ou autre) — version gratuite suffisante

• Rassembler 10 à 20 emails représentatifs de votre activité (variété de sujets et d'interlocuteurs)

• Identifier un projet en cours qui servira de fil rouge pour les exercices

• Préparer 2-3 situations concrètes où vous avez eu des difficultés de rédaction