POSTE D'ASSISTANCE ADMINISTRATIVE EN AGENCE

L'agence Comte & Vollenweider est à la recherche d'un-e assistant-e pour prendre en charge l'administration de l'agence :

FICHE DE POSTE – ASSISTANCE ADMINISTRATIVE

GESTION ADMINISTRATIVE

• Répondre aux appels téléphoniques, filtrer et rediriger les appels vers les personnes concernées. 
• Accueillir physiquement les visiteurs et les orienter selon leurs besoins. 

• Gestion du courrier : 
  • Réceptionner, trier et distribuer le courrier entrant 
  • Rédiger et envoyer le courrier sortant (lettres, emails, colis, etc.). 

• Organisation des documents administratifs : 
  • Assurer le classement et l'archivage des documents administratifs (papier et électronique). 
  • Tenir à jour les bases de données et fichiers administratifs (contacts, répartitions honoraires, correspondances, etc.). 
• Établir les notes d’honoraires en fin de mois
• Gérer les situations de travaux des entreprises par chantier
• Calculer l’assurance annuelle des chantiers en cours

• Constitution des dossiers de candidature 
  • Repérer les annonces sur site sécurisé
  • Contacter les cotraitants
  • Réceptionner les dossiers des cotraitants compiler les dossiers
  • Déposer sur site sécurisé

COMPTABILITE 

• Saisie et suivi des opérations comptables : 
  • Saisir les écritures comptables : factures fournisseurs et clients, paiements, notes de frais, cartes bancaires etc. 
  • Assurer le suivi des encaissements, gérer les relances
• Gestion des comptes :
  • Tenir à jour les comptes clients et fournisseurs. 
  • Réaliser le rapprochement bancaire et veiller à l'exactitude des soldes. 
  • Participer à la préparation des déclarations de TVA, des charges sociales, et autres obligations fiscales
  • Collaborer avec le comptable ou l'expert-comptable pour les déclarations de fin d'année. * Aide à la préparation des états financiers 

FONCTIONS SUPPORT

• Assistance aux équipes : 
  • Fournir un soutien administratif à l'ensemble des équipes en fonction des besoins.
  • Tenir à jour les dossiers administratifs des salariés (contrats de travail, documents RH, etc.)
• Suivi des fournitures de bureau :
  • Gérer les commandes de fournitures, veiller aux stocks et assurer une bonne gestion des consommables.

COMPETENCES 

• Indispensables
• Bonne pratique des standards informatiques : suite microsoft, acrobat  
• Aisance rédactionnelle
• Organisation et méthode de travail rigoureux

• Souhaitables
• Connaissance du milieu de l’architecture et / ou de la construction
• Expériences en rapport avec les marchés publics
• Maitrise de la suite Adobe ou équivalent psd,indd.