Conduite de réunion

Module : Gestion des conflits et prise de parole

Jour 1

Matin

Réunion efficace, méthodologie

Présentations et expression des attentes des architectes (collaborateurs, directeurs, chef de projet)

Précision des objectifs de la formation
 

Repérage des situations de travail en groupe, des différentes réunions que les architectes animent ou animeront

·   Typologie des réunions et leurs spécificités : réunion de chantier, en agence, partenaires, clients

·   Analyse des problématiques récurrentes rencontrées

Travaux en sous groupe, synthèse du formateur

Analyse des différences entre groupe de travai , brainstorming, question-réponses

La préparation de la réunion

Conduire la phase préalable à l’organisation de la réunion : 

· Définition d’un groupe, sa constitution, sa dynamique

· Le positionnement des membres du groupe (en agence, devant qui ?)
· Le rôle de l’animateur de réunion, ses missions et sa légitimité
· Convocation, lieux, logistique, matériel
 

Les compétences relationnelles

Savoir communiquer en réunion : prendre et garder sa place
(Reformulation – assertivité – écoute active - empathie…)
Les clés de la prise de parole
Le non verbal et sa maîtrise
 

Mise en situation de groupe avec animation sur des thématiques proposées

Travail sur l’introduction de la réunion

Analyse collective, apports méthodologiques et théoriques du formateur

Après midi

Les objectifs assignés à la réunion :

Les objectifs de réunion à définir en phase de préparation :
* Information,

* Concertation.

* Production (de méthode, de support, de procédure, etc.)

* Résolution de problème

* Décision

Application de définition d’objectif sur des cas diversifiés.

Travail en grand groupe et formalisation d’objectifs

Le plan et déroulé de la réunion :

Différents plans possibles
Fil conducteur
Questions réponses
 

Les 2 premières minutes en conduite de réunion

Exercices pratique : le non verbal et le verbal
Les filtres à la communication
Nos habitudes récurrentes
Les outils pour dynamiser vos réunions (VAK)
 

Travail du groupe à partir de plusieurs thématiques proposés par les architectes ou collaborateurs aux objectifs différents

Mise en situation devant les participants, observations, synthèses

 Jour 2 :

Matin

Fédérer, impliquer en réunion : prendre la parole

L’animation, la conduite du groupe (pendant la réunion) :

·        Les 3 fonctions de l’animateur (production, régulation, organisation)

·        Le style d’animation (en réunion de chantier ou d’agence)

·        Les supports d’animation nécessaire à l’architecte

·        L'adéquation à l'autonomie du groupe : faire parler pour impliquer

·        La gestion de la parole et des interventions, réguler et reformuler.

·        Recentrer sur les objectifs, maintenir le cadre

·        Gérer le temps de la réunion

Préparation et réalisation de situations avec observateurs

Débriefing et conclusions : points forts / points à améliorer : prise de parole, structuration du discours, gestion des participants, régulation,

Recentrage sur les objectif, contamination émotionnelles

Après midi

Les comportements individuels difficiles

Identifier les comportements facilitants
Connaître les tactiques d’animation en fonction des profils des participants
Gérer les conflits, répondre aux objections
Savoir poser les bonnes questions
Ma représentation du conflit
Les outils de régulation du groupe
Désamorcer les blocages face à l’objectif
Méthodes pour impliquer et fédérer
 

Etude de cas proposées par les participants : technique issue du théâtre forum

Travail en collectif, observations, restitutions

Exemple de réunion de chantier ? ou d’agence ?

La fin de la réunion :

Conclure les échanges
La formalisation des travaux réalisés, le plan d’action pour suite à donner
La synthèse globale
Le compte rendu
La planification des actions décidées
La concrétisation des décisions (qui fait quoi ?en réunion de chantier)
 
Expression des participants sur leurs pratiques et leurs outils

Mises en situation et analyse collective

Évaluation orale et écrite de la session