SECRETAIRE TECHNIQUE D’UNE AGENCE D’ARCHITECTURE

FICHE DE POSTE SECRETAIRE TECHNIQUE D’UNE AGENCE D’ARCHITECTURE

// DESCRIPTION DU POSTE

_Intitulé : CDD 6 mois renouvelable - Temps partiel 3 jours par semaines (évolutif)

_Expérience : entre 2 et 5 ans sur un poste similaire

_Compétences requises :

• Formation BTS gestion / secrétariat / Comptabilité
• Connaissance du code de la commande publique
• Maîtrise des outils de bureautique et plateformes administratives (Office, Suite Adobe, Chorus…)
• Aisance rédactionnelle, diplomatie et maîtrise de la communication par courrier et téléphone
• Appétence pour le travail en équipe 

_Missions : 

Appels d’offres publics : 

• Veille active sur les plateformes de marchés publics
• Appui administratif pour le montage des dossiers d’appel à candidature d’entreprise et l’analyse des offres

Facturation :

• Émission des factures de l’agence et transmission au client
• Suivi des encaissements et relances
• le support comptable et la saisie de données ;

Chantiers :

• Suivi administratif et financier des chantiers avec le chargé de projet (établir les certificats de paiements, suivi financier mensuel, avenants, OS travaux, Boîte à plans, suivi courriers recommandé, assurances...)
• Suivi administratif des OPR, des levées de réserves et des GPA

Autorisations administratives :

• Montage administratif et suivi des dépôts des dossiers de Permis de Construire
• Veille réglementaire et législative

Gestion de la boîte mail et du téléphone :

• Tri, classement et réponse aux clients et entreprises
• Repérage des emails pour les associés
• Accueil téléphonique

Poste achat

• Vérification des frais généraux
• Vérification des notes de frais
• Suivi du poste fournisseur
• Gestion des règlements
• Commande de fournitures de travail
• Commande de fourniture pour les locaux
• Mise à jour des tableaux de gestion

_Qualités requises : Rigueur et précision, autonomie et responsabilité, motivation, capacité d’écoute.

_Salaire et avantages : Selon profil et expériences 

_Langue : Français parlé et écrit

// CONDITIONS D’EXERCICE

_Conditions de travail :

• Travail en équipe (2 personnes) à horaires réguliers définis par le contrat de travail
• Travail au bureau

_ Lieu d’exercice :

• Agence du 16 rue des Boucheries à Saint-Denis Centre.

Métro Basilique ou Porte de Paris (5 min à pieds) - Tram T1& T8 (11 min à pieds) 

// DISPONIBILITE

• A partir de septembre 2025.
• Lettre de motivation et CV exigés