Secrétaire de Direction - Agence d'Architecture (H/F)

ArchiBat RH, agence de recrutement spécialisée en Architecture, Design & Immobilier, recherche pour son client un Assistant/Secrétaire de Direction (H/F) 

Cette agence d'architecture solide et passionnée depuis 70 ans, a su se réinventer à chaque projet, et gagner de nombreux prix. Elle réunit  aujourd'hui 10 personnes et est reconnue pour les programmes d'équipements publics et de logements.

Poste :

Administration / Secrétariat de direction

• - Accueil physique et téléphonique des clients, fournisseurs et partenaires
• - Assistance auprès du directeur et des cadres supérieurs : gestion du courrier, de l’agenda, organisation des réunions, comités et déplacements professionnels
• - Rédaction de courriers et emails
• - Gestion des fournisseurs et suivi des stocks
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• Gestion financière et comptabilité
• - Élaboration du budget et des plans de financement
• - Facturation mensuelle et relances clients
• - Gestion des paiements, notes de frais
• - Préparations comptables pour le cabinet comptable externe (compta, payes, TVA...)
• - Gestion financière des chantiers
• - Déclaration annuelle MAF

Ressources humaines

• - Administration du personnel, remise du pack d’accueil, formations, congés, médecine du travail, etc…
• - Gestion des contrats prévoyance, mutuelle, notamment suivi des arrêts de travail (MTT, Maternité etc.)
• - Veille juridique et conventionnelle pour assurer la conformité des pratiques de l’entreprise
• - Support avec la comptabilité extérieure ((grilles de salaires, éléments variables de paie, etc.)
• - Appui au processus de recrutement : diffusion des annonces, planification et préparation des entretiens

Relations clients / BET / prestataires

• - Suivi des montages financiers des projets en lien avec la direction (contrats, honoraires etc.)
• - Maintien des relations avec les partenaires externes : bureaux d’études, consultants, entreprises partenaires et fournisseurs
• - Suivi des contentieux, référés préventifs et sinistres en coordination avec les assureurs et avocats

Profil recherché : 

Vous avez une experience suffisante en agence d'architecture ou BET, qui vous permet d'être autonome sur ce poste.

Compétences requises :

• - Organisation et rigueur : aptitude à gérer plusieurs missions et priorités simultanément.
• - Communication : excellentes compétences orales et écrites, sens du relationnel avec les clients, partenaires et équipes internes.
• - Connaissances administratives et comptables : maîtrise des outils de gestion administrative, financière et comptable.
• - Gestion de projet : capacité à suivre l’avancement des projets et à respecter les délais.
• - Sens du service : réactivité, fiabilité et capacité à instaurer une relation de confiance.
• - Outils bureautiques : maîtrise de Word, Excel, PowerPoint, et idéalement InDesign et SAGE

Poste en présentiel à temps plein, basé à Anthony 92
Rémunération : à partir de 45K€ brut/an
Disponibilité : poste à pourvoir dès que possible

Merci de postuler directement sur notre site OU à l'adresse contact@archibat.com (avec le titre et la référence de l'offre : 936683)

Votre candidature est strictement confidentielle. Aucun CV ne sera transmis sans votre accord