RECHERCHE SECRETAIRE DE DIRECTION

SARL AMBERT & BIGANZOLI est une agence d’architecture d’environ 4 personnes, fondée en 2008 et située à Nancy (54).
L’agence développe des projets variés (équipements publics, privés, tertiaire…) et s’appuie sur une équipe soudée, impliquée et polyvalente. Dans le cadre d’une évolution de l’agence, nous recherchons un·e Assistant·e de Direction afin d’accompagner les gérants et de contribuer au bon fonctionnement global de l’agence.

1. Administration / Secrétariat de direction

Accueil téléphonique des clients, fournisseurs et partenaires

2. Gestion financière et comptabilité

Gestion des paiements

Facturation mensuelle et relances clients

Suivi des déclarations sociales

Préparation des éléments comptables pour le cabinet expert comptable externe

Rédaction et gestion des états d’acomptes entreprises

Rédaction et gestion administrative de chantier (avenants, formulaires de récéptions etc…)

Mise à jour du tableau financier des opérations

3. Ressources humaines

Collaboration avec le cabinet comptable (grilles de salaires, variables, etc.)

4. Relations clients / BET / prestataires

Relations avec les partenaires externes : bureaux d’études, consultants, entreprises, fournisseurs

5. MAF

Gestion des déclarations annuelles et mise à jour des informations auprès de la MAF

Suivi des contentieux, référés préventifs et sinistres avec les assureurs et avocats

Compétences complémentaires appréciées

Consultations / Appels d’offres

Préparation des dossiers de réponse aux consultations des maîtres d’ouvrage

Coordination des équipes internes associées

Profil recherché / Compétences requises

Organisation, rigueur, capacité à gérer plusieurs missions en parallèle

Excellente communication orale et écrite

Connaissances administratives, financières et comptables

Gestion de projet : suivi, coordination, respect des délais

Sens du service, fiabilité, réactivité

Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) 

Conditions d’embauche

Poste en présentiel, à temps partiel (mi-temps), possibilité d’évolution à temps plein selon les besoins.

Disponibilité immédiate ou selon préavis