Recherche assistante administrative expérimentée maîtrisant OOTI

uapS, urbanisme architecture projetS est une plateforme de compétences constituée autour d’Anne Mie Depuydt, architecte urbaniste et d’une équipe pluridisciplinaire (architectes, urbanistes, paysagistes, artistes etc.). D’origine belge, mais située à Paris, l’agence uapS développe depuis 27 ans en Belgique et en France, une approche originale d’intervention sur la ville et les territoires, sur le bâti et l’espace ouvert. uapS pilote des projets de grande complexité architecturale, urbaine et territoriale à différentes échelles.

Nous recherchons un.e assitant.e admnistratif.ve pour rejoindre un environnement de travail dynamique et doté d’une forte cohésion d’équipe.

Vous intégrerez notre agence située dans le 10^ème arrondissement de Paris. Une agence à taille humaine, composée d'une équipe de jeunes architectes et urbanistes.

Nos espaces de travail, décomposés en deux open-space, une salle de déjeuner/cuisine, des salles de réunions ainsi qu’un espace dédié aux conceptions de maquettes, offrent une atmosphère de travail d'entraide, de partage et de collaboration, où chaque membre est important et apporte sa créativité et ses compétences.

Administration et facturation 

• Suivi du plan à moyen et long terme financier (PMT) de l’agence sur la base des engagements contractuels en cours,
• Suivi de la facturation avec chacun des chefs de projets, 
• Établissement et suivi des notes d’honoraires accompagnées des tableaux de répartition entre cotraitants,
• Dépôts des factures sur la plateforme CHORUS et validation des factures des cotraitants,
• Préparation des pièces comptables pour transmission au comptable chaque mois, 

Les logiciels et plateformes utilisés sont : word, excel, outlook, OOTI et chorus et une solution de gestion de trésorerie type pennylane.

Secrétariat

• Accueil des visiteurs et standard téléphonique,
• Réception et diffusion en interne du courrier, traitement du courrier départ, classement et archivage,
• Rédaction de courriers,
• Gestion des fournitures d’agence (commandes / suivi du stocks)
• Gestion des déplacements (réservation train, avion, voiture, hébergement si besoin...),
• Suivi des congés (sur OOTI), absences et récupérations des salariés, envoi des données au gestionnaire de fiche de paye en fin de mois, 
• Gestion des notes de frais (sur OOTI)
• Accueil des nouveaux arrivants : veiller à ce que chaque recrue soit bien intégrée (pour les salariés inscription à la mutuelle, déclaration pass navigo, explication première fiche de paye...)
• Information aux salariés et déclarations pour le droit à la formation.

Une expérience de plusieurs années en agence d’architecture, d’urbanisme et ou paysage est indispensable pour candidater.

Nous espérons que ce poste pourra vous correspondre, au plaisir de vous rencontrer !

Pour postuler veuillez envoyer votre candidature à  secretariat@uaps.net en copie à c.pini@uaps.net et annemie@uaps.net