Office Manager F/H

L’Office Manager chez PDA Architecture occupe une place centrale dans le fonctionnement de l’agence.

Au cœur de l’écosystème, il/elle assure le lien entre la direction, les équipes (27 collaborateurs) et les clients (investisseurs, foncières, bailleurs, institutions publiques et privées).
Le rôle nécessite rigueur, autonomie, sens des responsabilités et une excellente compréhension du fonctionnement de l'agence.

L’Office Manager contribue au pilotage opérationnel de l’agence, soutient la direction dans la gestion du business et incarne la culture PDA dans toutes ses interactions. 

RESPONSABILITÉS ET MISSIONS

• Finances (avec le cabinet comptable).
• Suivi des achats, fournisseurs et abonnements.
• Facturation client et relances.
• Suivi des encaissements et du cash-flow.
• Préparation d’indicateurs pour la direction.
• Utilisation quotidienne de Pennylane et Ooti.
• Onboarding et suivi des nouveaux projets.
• Préparation des éléments variables de paie.
• Suivi des congés, notes de frais, mutuelle, dossiers salariés.
• Rédaction et gestion des documents administratifs (contrats, avenants…).
• Suivi des prestataires (IT, ménage, maintenance, assurances…).
• Structuration documentaire, optimisation organisationnelle, support à la direction.

 ORGANISATION DU TEMPS (indicatif)

•  35 % – Finances & facturation
• 30 % – Expérience client
• 10 % – Ressources humaines
• 15 % – Services généraux
• 10 % – Projets transverses

PROFIL RECHERCHÉ

Nous recherchons un·e professionnel·le rigoureux·se, fiable et organisé·e, avec une forte capacité d’autonomie.

• Expérience indispensable en agence d’architecture, bureau d’études, cabinet de conseil ou structure créative similaire.
• Minimum 2 ans d’expérience sur un poste d’Office Manager, Assistant·e de direction, Administratif·ve ou RH.
• Très à l’aise avec les outils numériques, en particulier : Pennylane, Ooti, outils de gestion et tableurs.
• Bonne compréhension des enjeux financiers et administratifs d’une agence d’architecture (honoraires, situations, suivi financier des projets…).
• Organisation, méthode, rigueur.
• Discrétion, fiabilité, sens du service.
• Capacité à anticiper, à prioriser et à prendre des initiatives.
• Aisance relationnelle avec des profils variés (direction, équipes, clients).
• Engagement et sens des responsabilités.

RÉMUNÉRATION & CONTRAT

• Expérience requise : 3 ans minimum, idéalement en agence d’architecture.
• Rémunération : à partir de 35 000 €, selon profil.
• Contrat : CDI – Poste basé à Paris 8e.

PROCESSUS DE RECRUTEMENT

Envoyer CV + quelques lignes de motivation à : job@pda.archi