Office manager

Office Manager / Gestion administrative & Développement

Afin d’accompagner le développement de l’agence et de structurer davantage son organisation, nous créons un poste central d’Office Manager, associant gestion administrative, pilotage de l’activité et développement.

Véritable point d’appui du dirigeant et des équipes, vous contribuez au bon fonctionnement quotidien de l’agence, à la fluidité de son organisation, au suivi de son activité ainsi qu’à la qualité des relations avec ses clients et partenaires.

Le poste est volontairement polyvalent. Vous intervenez sur des sujets très variés, au contact direct des projets et des personnes, avec un rôle concret dans l’organisation, le suivi et le développement de la structure.

1. Administration et gestion de l’agence

Vous assurez la gestion courante et contribuez à la bonne organisation de l’agence :

Gestion administrative : courrier, fournitures, classement, suivi des documents, préparation et mise en forme de dossiers ;

Accueil physique et téléphonique : réception, orientation et suivi des interlocuteurs ;

Organisation : prise de rendez-vous, gestion des agendas, organisation de réunions et coordination logistique ;

Suivi administratif et comptable : facturation, relances, suivi des règlements et préparation des éléments nécessaires au suivi comptable, en lien avec les outils et intervenants de l’agence ;

Suivi des outils internes : tableaux de bord, calendriers, CRM et documents de suivi.

2. Suivi administratif des projets

Vous accompagnez administrativement les projets, depuis leur préparation jusqu’à leur clôture.

En amont

Constitution et suivi des dossiers administratifs ;

Collecte des pièces auprès des différents interlocuteurs ;

Préparation des éléments nécessaires aux candidatures et aux réponses aux appels d’offres ;

Suivi des échéances et des documents à produire.

Pendant les projets

Suivi administratif des dossiers ;

Coordination et circulation des informations ;

Mise à jour des tableaux de bord et calendriers ;

Suivi de la facturation et des règlements ;

Participation à la communication liée aux projets.

Après les projets

Suivi de la relation avec les clients et partenaires ;

Organisation des retours d’expérience ;

Maintien du lien avec les interlocuteurs ;

Participation aux actions de fidélisation.

3. Développement et communication

Vous contribuez activement au développement et au rayonnement de l’agence, notamment auprès des bailleurs sociaux, maîtres d’ouvrage, partenaires et acteurs institutionnels.

Vos missions comprennent notamment :

Prospection et développement : identification d’opportunités, suivi des contacts, relances et organisation de rendez-vous ;

Suivi des relations clients et partenaires ;

Réponses aux appels d’offres : préparation administrative, constitution des pièces, vérification de la complétude et mise en cohérence des dossiers ;

Communication : mise à jour des supports de présentation, références, actualités de l’agence et contenus de communication ;

Participation au développement et à la mise à jour du CRM.

4. Événementiel et relations extérieures

Vous prenez également en charge la dimension événementielle de l’agence, conçue comme un outil de rencontre, de fidélisation et de visibilité.

Vous pourrez notamment assurer :

La conception et l’organisation d’événements culturels ou professionnels dans les locaux de l’agence, à destination des clients, partenaires et contacts ;

L’organisation d’événements et de rencontres hors les murs : déplacements, déjeuners ou dîners professionnels, visites, rencontres et événements ;

La coordination des prestataires et des invitations ;

La présence et l’accueil lors des événements ;

Le suivi des contacts et des actions à mener à l’issue des événements.

Missions principales

Le poste comprend notamment :

La gestion administrative courante de l’agence ;

L’accueil physique et téléphonique ;

Le suivi administratif et comptable, notamment la facturation et les relances ;

Le suivi administratif des projets ;

La mise à jour des tableaux de bord, calendriers et outils de suivi ;

La gestion administrative des réponses aux appels d’offres ;

Le suivi du CRM et des relations clients et partenaires ;

La participation à la communication de l’agence ;

La prospection et le développement commercial ;

L’organisation et le pilotage d’événements professionnels et culturels.

Profil et qualités attendues

Nous recherchons une personne appréciant les postes polyvalents, capable de passer de tâches administratives quotidiennes à des missions nécessitant davantage d’autonomie, d’initiative et de représentation.

Vous disposez notamment des qualités suivantes :

Excellent relationnel et présentation professionnelle ;

Rigueur et sens de l’organisation ;

Capacité à prioriser et à respecter les échéances ;

Réactivité et sens du service ;

Bonne aisance rédactionnelle ;

Aisance dans les échanges téléphoniques et professionnels ;

Fibre commerciale et goût du contact ;

Autonomie et capacité à prendre des initiatives ;

Polyvalence et capacité d’adaptation ;

Goût pour les environnements dans lesquels les missions peuvent être très diverses ;

Capacité à assurer aussi bien les tâches courantes indispensables au fonctionnement d’une structure que des missions de développement ou de représentation.

Interactions et périmètre

Le poste intervient transversalement pour trois structures ayant un même dirigeant, dans les domaines suivants :

Architecture ;

Ingénierie ;

Gestion d’un espace de coworking.

Vous travaillerez en lien direct avec le gérant et serez en interaction quotidienne avec les équipes, les clients, les partenaires, les fournisseurs et les différents interlocuteurs des trois structures.

Ce poste s’adresse à une personne souhaitant occuper une fonction centrale, opérationnelle et évolutive, avec une vision globale du fonctionnement et du développement de plusieurs structures.

J’ai notamment renforcé la notion de polyvalence réelle du poste, pour éviter qu’il soit perçu comme uniquement orienté « développement / représentation » alors qu’il comporte aussi des tâches administratives courantes indispensables.