ASSISTANT(E) DE DIRECTION

• ATELIER AGOPYAN est une agence d’architecture d’environ dix personnes, fondée en 1981 et située à Antony (92).
  L’agence développe des projets variés (équipements publics, logements, tertiaire…) et s’appuie sur une équipe soudée, impliquée et polyvalente. Dans le cadre d’un remplacement, nous recherchons un·e Assistant·e de Direction afin d’accompagner la direction et de contribuer au bon fonctionnement global de l’agence.
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• 1. Administration / Secrétariat de direction
• Accueil physique et téléphonique des clients, fournisseurs et partenaires
• Assistance auprès du directeur et des cadres supérieurs : gestion du courrier, de l’agenda, organisation des réunions, comités et déplacements
• Rédaction de courriers et mails
• Gestion du planning de l'agence en lien avec le Directeur de Projet
• Gestion des fournisseurs et suivi des stocks
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• 2. Gestion financière et comptabilité
• Gestion des paiements
• Facturation mensuelle et relances clients
• Gestion des notes de frais
• Suivi des déclarations sociales
• Préparation des éléments comptables pour le cabinet comptable externe
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• 3. Ressources humaines
• Administration du personnel : accueil des nouveaux collaborateurs, suivi des congés, formations, médecine du travail…
• Gestion des contrats de prévoyance et mutuelle, suivi des arrêts de travail (maladie, maternité, etc.)
• Veille juridique et conventionnelle pour garantir la conformité des pratiques
• Collaboration avec le cabinet comptable (grilles de salaires, variables, etc.)
• Appui au recrutement : rédaction et diffusion des annonces, organisation des entretiens
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• 4. Relations clients / BET / prestataires
• Relations avec les partenaires externes : bureaux d’études, consultants, entreprises, fournisseurs
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• 5. MAF
• Gestion des déclarations annuelles et mise à jour des informations auprès de la MAF
• Suivi des contentieux, référés préventifs et sinistres avec les assureurs et avocats

Compétences complémentaires appréciées

• Communication
• Mise à jour du portfolio, du site internet et des réseaux sociaux
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• Consultations / Appels d’offres
• Préparation des dossiers de réponse aux consultations des maîtres d’ouvrage
• Coordination des équipes internes associées
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• Gestion financière des chantiers
• Préparation des certificats de paiement en lien avec le chargé de chantier (avancement, retenues, cautions, prorata, CIE…)
• Validation des demandes d’agrément des sous-traitants (documents administratifs et financiers)
• Mise à jour du tableau financier des opérations

Profil recherché / Compétences requises

• Organisation, rigueur, capacité à gérer plusieurs missions en parallèle
• Excellente communication orale et écrite
• Connaissances administratives, financières et comptables
• Gestion de projet : suivi, coordination, respect des délais
• Sens du service, fiabilité, réactivité
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) La maîtrise d’InDesign et de SAGE serait un plus

Conditions d’embauche

• Poste en présentiel, à temps plein
• Disponibilité immédiate ou selon préavis

Compétences