Assistant(e) de Direction

Intitulé du poste

Assistant(e) de Direction.

Le poste est à pourvoir en CDI - Temps plein

A compter du 15/09/2025

Rémunération selon profil.

Secteur 

Agence d’architecture et d’urbanisme

Contexte

L’Atelier d’Urbanité, situé à Paris 20^ème, réunit une vingtaine d’architectes, d’urbanistes, de géographes, de paysagistes et graphistes, dirigé par son Président et son associée.

Le/la titulaire du poste est rattaché(é) à la direction et les missions liées à ce poste se feront en étroite collaboration avec l’Attachée de direction.

Profil recherché

Confirmé(e) avec expériences en agence d’architecture

Sens de la coordination et de la gestion

Rigueur et fiabilité

Gestion de plusieurs missions simultanément

Prise d’initiative, autonomie, adaptabilité et souplesse

Très bonne maîtrise du pack office et InDesign

Très bonne qualité rédactionnelle

La maîtrise de l’anglais serait un plus

Sens de la confidentialité et discrétion

Sens du relationnel

Esprit d’équipe et bonne humeur

Principales activités

1/ Secrétariat : Coordination administrative

Accueil des clients

Standard prise et transfert d’appels, 

Organisation des déplacements et évènements

Gestion du courrier et de documents divers et variés

Gestion et classement des documents contractuels

Dépôts des attestations sociales et fiscales sur e-attestations

Gestion des aspects logistiques liés aux besoins de l’équipe (fournitures, matériels, équipement…) 

Gestion et suivi des demandes liées au bon fonctionnement du système informatique

2/ Appels d’Offres - En étroite collaboration avec les dirigeants, le responsable d’appels d’offres et l’attachée de direction

Montage du groupement de MOE

Constitution des dossiers administratifs et de références

Dépôts en ligne des candidatures et offres

3/ Facturation

Facturation : mise à jour et suivi du tableau 

Notes d’honoraires : établissement, diffusion et dépôts sur Chorus Pro

Relances des impayés, en collaboration avec l’attachée de direction

4/ Suivi administratif des projets

Suivi et diffusion des pièces contractuelles liées aux marchés (contrats, avenants, OS …)

Aide à la déclaration d’activité professionnelle d’assurance

5/ Ressources Humaines

Démarches administratives et logistiques liées à l’embauches de salariés et/ou de stagiaires. 

Démarches et suivi des formations professionnelles.

6/ Communication

Mise à jour des références

Création de livrets.

Cette liste n’est pas exhaustive, les missions peuvent variées selon les besoins.

Faites-nous part de votre CV et de votre lettre de motivation afin de rejoindre l’aventure humaine, architecturale et urbaine.