Assistant(e) administrative, financière et technique

La société Triptyque recherche un(e) responsable administratif(ve) et financière au sein de son agence parisienne (9e arrondissement).
 
DESCRIPTION DU POSTE
Sous la direction des deux associés, vos principales tâches seront les suivantes :
➢ Gestion des appels téléphoniques ;
➢ Gestion du courrier (envoi / réception / classement) ;
➢ Commande des fournitures ;
➢ Interface avec le cabinet d'expertise comptable pour la gestion de la comptabilité et des ressources humaines ;
➢ Gestion des contrats fournisseurs
➢ Mise à jour et suivi des tableaux de bord (CA prévisionnels, facturations, rapprochement bancaire au quotidien, etc …)

Administration des affaires
➢ Accompagnement dans la gestion administrative des projets d'architecture menés à l'agence parisienne ;
➢ Aide à la rédaction de lettres de missions et de propositions d'honoraires ;
➢ Révision des contrats clients ;
➢ Saisies des notes d'honoraires, suivi des paiements, relances ;
➢ Appels d’offres : constitution des dossiers (montage des équipes, gestion du rendu final et dépôt sur plateforme),
➢ Suivi des éventuelles expertises en cours ;
➢ Pré-déclaration d'assurance de projets auprès de la MAF

Candidature / appels d’offres (en collaboration avec le pôle développement)
➢ Choix et mise en valeur des références : sélection pertinente des projets/expériences.
➢ Organisation des documents : CV, lettre de motivation, annexes et recommandations.
➢ Rédaction : lettres de motivation personnalisées et adaptées.
➢ Analyse des enjeux : compréhension du contexte, des attentes et des priorités de l’institution/entreprise.
➢ Mise en cohérence : assurer l’uniformité et la clarté du dossier de candidature

Mise à jour des tableaux et bases de données sur les logiciels MICROSOFT OFFICE, GOOGLE DRIVE & GOOGLE SHEETS
Ce poste pourra évoluer au fil du temps.