Assistant(e) Administratif(ve) et Technique agence d'Architecture (H/F)

L’Atelier d’architecture ARKEDIF, recherche un(e) Assistant (e) administratif (ve) pour un poste à pourvoir en CDI, à temps complet, à partir de septembre 2026.
À propos de l'agence :
Agence d’architecture basée à Nevers (58), intervenant sur des projets variés (logements / tertiaire / équipements / industrie…), principalement en marchés publics, sans exclure les marchés privés.
Structure à taille humaine, l’Atelier ARKEDIF place la rigueur administrative, la qualité des dossiers et la relation client au sein de son fonctionnement.
Intitulé du poste : Assistant(e) administratif(ve) – 
Type de contrat : CDI – Temps plein
Rattachement hiérarchique : Architecte DE-HMONP / Responsable de l’agence
Missions principales :
1. Gestion administrative et organisation de l'agence 
-    Assurer l’accueil et l’interface entre l’agence et ses interlocuteurs / accueil physique et téléphonique (gestion du standard)
-    Travaux de secrétariat courant, rédaction de courriers et courriels, gestion des emails 
-    Assurer la diffusion des informations aux parties prenantes des projets (internes et externes) à l’aide des canaux de communication dédiés
-    Gestion du courrier, classement et archivage (papier et numérique) 
-    Aide à l’organisation des agendas, réunions, prises de rendez-vous commerciaux 
-    Participer à la cohésion interne de l’agence et à la diffusion d’informations sociales
-    Gestion du temps de travail du personnel : congés / RTT, absences…
-    Suivi administratif courant de l'agence 
-    Réalisation de diverses tâches administratives selon les besoins du service
-    Suivi pour renouvellement / résiliation des différents contrats avec les prestataires (informatique, entretien des locaux, téléphonie etc…) selon décision de sa supérieure hiérarchique
-    Gestion des commandes et livraisons diverses / approvisionnement des consommables (remplacement consommables sur photocopieur…)
-    Réception et envoi de courriers / colis (machine à affranchir le courrier)
-    Interactions avec la direction et le personnel de l’agence ainsi qu’avec les acteurs externes (prestataires, entreprises, administrations…)
2. Suivi administratif des projets 
-    Création, gestion et mise à jour des dossiers de projets 
-    Rédaction et mise en forme de documents administratifs 
-    Suivi des pièces contractuelles et réglementaires 
3. Marchés publics - Candidatures & suivi 
-    Réaliser une veille des appels d’offres / transmission des propositions à la direction de l’agence
-    Aide à la préparation des dossiers de candidatures aux marchés publics : 
constitution et mise à jour des pièces administratives (DC1, DC2, DUME, attestations, assurances, références…) 
-    Collecter et assurer le montage et la complétude des dossiers de candidatures et d’offres (collecte des dossiers de candidatures auprès des bureaux d’études cotraitants lorsque l’agence est mandataire d’un groupement de maîtrise d’œuvre)
-    Préparation des dossiers de réponse (volet administratif) 
-    Gestion des plateformes de dématérialisation 
-    Mise en forme et vérification de la conformité des dossiers avant dépôt 
-    Suivi administratif à chaque phase des consultations (lancement, question/réponse, notification, attribution)

4. Marchés publics notifiés & Chorus Pro 
-    Suivi administratif des marchés publics attribués : 
    Actes d'Engagement, OS, avenants, pièces contractuelles 
-    Gestion de la facturation MOE sur Chorus Pro : 
    dépôt / validation et suivi des factures 
    gestion des rejets et corrections 
    suivi des délais de paiement 
5. Gestion financière & facturation 
-    Émission et suivi des factures clients (privés et publics) 
-    Suivi des honoraires par projet 
-    Relances clients 
-    Préparation des éléments comptables nécessaires au cabinet d’expertise comptable externe à l’agence 
Profil recherché 
Compétences 
-    Formation en assistanat administratif, technique, gestion ou équivalent : 
     Bac + 2 / Bac + 3 : BTS Secrétariat / BTS SAM / Gestion des Entreprises et des  
     Administrations (GEA), Bachelor en management, administration, gestion…
-    Expérience souhaitée de 3 ans et significative en secrétariat / assistanat administratif et technique (agence d'architecture / MOEX ou maîtrise d’ouvrage / bureaux d'études ou d’ingénierie / entreprise générale de bâtiment TCE)
-    Expérience indispensable en procédures de marchés publics (appel d’offres/candidatures / suivi / Chorus Pro) 
-    Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office : Word, Excel, PDF, Outlook…et la plateforme Chorus Pro) 
-    Excellent niveau en Français à l’écrit comme à l’oral, capacité rédactionnelle
-    Aisance relationnelle et goût du travail en équipe
Qualités personnelles 
-    Organisation, méthode, rigueur et sens du détail
-    Réactivité, capacité d’adaptation et de gestion des priorités, autonomie et fiabilité
-    Discrétion et sens de la confidentialité 
-    Bon relationnel, esprit d'équipe 
-    Bonne aisance rédactionnelle, orthographe irréprochable, très bon niveau de syntaxe
Salaire et avantages :
-    Rémunération adaptée au profil, à l'expérience, la compétence et l'autonomie.
-    CDI – 37 h/hebdo + RTT
Candidature
Le recrutement se fera uniquement sur réception de CV ET lettre de motivation par mail à info@arkedif.com