Assistant(e) Administratif(ve) Appels d'offres et Gestion de marchés publics

L'atelier Sonar Architectes

Sonar Architectes est un atelier d'architecture implanté à Mulhouse (68), regroupant une équipe de 6 personnes, essentiellement des architectes. Nous concevons et accompagnons des projets de toutes tailles, en neuf et en rénovation, dans le domaine des équipements publics, du logement et du tertiaire. Pour soutenir notre développement, nous recherchons un(e) Assistant(e) Administratif(ve) spécialisé(e) dans les dossiers de candidature et la gestion des marchés publics.
 

Missions attendues

1- Constitution des dossiers de candidature et d’appel d'offre :

Travail en autonomie.
 

Veille et identification des opportunités

• Veille quotidienne sur les plateformes spécialisées (BOAMP, JOUE, AWS, PLACE, e-Marchés Publics, Marchés Online, Maximilien, France Marchés…)
• Identification et présélection des avis d'appel public à la concurrence (AAPC) et concours d'architecture pertinents
• Tenue d'un tableau de bord des consultations en cours et des échéances
   

Constitution des dossiers de candidature

• Récupération et analyse du Dossier de Consultation (règlement de consultation, CCAP, CCTP, AE…)
• Élaboration du dossier administratif (formulaires DC1, DC2, attestations fiscales et sociales, certificats, attestations d'assurance…)
• Mise à jour de la base documentaire administrative (références, CV des collaborateurs, attestations, agréments, qualifications)
• Mise en forme des mémoires techniques et des dossiers d'offre en lien avec les architectes (note de motivation, mise en page, harmonisation graphique, intégration des références et visuels projets…)
• Coordination avec les cotraitants et récupération de leurs pièces administratives
• Dépôt dématérialisé des plis dans les délais sur les plateformes acheteurs
   

Suivi des dossiers de candidature

• Gestion des courriels et appels téléphoniques liés aux consultations (maîtres d'ouvrage, cotraitants, partenaires)
• Traitement des questions / réponses sur les profils acheteurs et relances pendant la procédure
• Suivi du calendrier d'attribution, notification des résultats, archivage des dossiers
• Mise à jour du tableau de suivi des candidatures (taux de réussite, retours acheteurs, statistiques)

2- Assistance administrative

Travail en lien avec les architectes et chef de projet.
 

Suivi des dossiers en phase de travaux

• Etablissement des OS (Ordres de service) et FTM (Fiches de travaux modificatifs)
• Etablissement des avenants
• Validation des factures des entreprises avant dépôt sur chorus PRO
• Etablissement des propositions de paiement avec révision de prix
• Dépôt et suivi des propositions de paiement sur chorus PRO
• Suivi administratif de la réception des travaux (PV d’EXE)
   

Suivi de la facturation de l’équipe de Maîtrise d’Oeuvre

• Préparation des notes d’honoraires avec révision de prix
• Obtenir le VISA de l’Assistant au Maître d’Ouvrage ou du Maître d’Ouvrage
• Diffusion des VISA au sein de l’équipe et récupération des factures
• Dépôt et suivi des factures sur Chorus Pro
   

Support administratif général de l'atelier

• Accueil téléphonique et gestion du courrier
• Appui administratif ponctuel à l'équipe
• Appui sur la communication de l’atelier (réseaux sociaux, site internet, book de référence) 
   

Profil recherché

• Expérience de 3 à 5 ans en gestion administrative d'appels d'offres, idéalement en atelier d'architecture, bureau d'études ou entreprise BTP…
• Bonne connaissance du code de la commande publique : structure du DCE, candidature, offre, dématérialisation
• Maîtrise des formulaires DC1, DC2, DC4…
• Maîtrise des plateformes de dématérialisation (AWS, PLACE, e-Marchés Publics, etc…)
• Maîtrise du Pack Office (Word, Excel, PowerPoint)
• Bonnes qualités rédactionnelles et maîtrise de l’orthographe
• Rigueur, sens du détail, organisation, gestion des deadlines, autonomie, esprit d'équipe…

Caractéristiques du contrat

• Contrat : CDI avec temps plein 35h souhaité ou temps partiel (à discuter selon votre projet)
• Rémunération : A définir selon profil et expérience
• Formation régulière : Prise en charge par l'atelier
• Horaires : Flexibles selon vos disponibilités et compatibles avec les horaires hebdomadaires de l’atelier

Comment postuler ?

Envoyez votre CV accompagné de quelques lignes de motivation à : atelier@sonar-architectes.com

Toutes les candidatures seront étudiées avec soin (la confidentialité de votre démarche est garantie).