Assistante administrative et technique / assistante de direction : gestion administrative, financière et RH

La gestion administrative, la facturation MOE et les dossiers d'appels d'offres absorbent un temps précieux à vos architectes et ingénieurs ? Vous souhaitez gagner du temps dans la gestion administrative, RH et financière de votre entreprise ?

Forte de 5 ans d’expérience en cabinet d’architecture je vous assure la gestion administrative courante de l’agence, le suivi comptable en lien avec l’expert-comptable ainsi que le suivi administratif des projets et des chantiers.

En lien direct avec la direction et les architectes de l’agence, je peux vous proposer d’assurer :

- La gestion comptable et financière courante

• réception des factures et rapprochements bancaires

• Préparation des éléments pour la comptabilité

• Transmission régulière des pièces à l’expert-comptable

• Facturation et suivi de paiements

• Suivi de la trésorerie et budget prévisionnel

- La gestion administrative et RH de l’agence

• Suivi des contrats d’assurances et abonnements

• Suivi administratif des contrats de travail et transmission des éléments au cabinet social

• Préparation des variables mensuelles de paie :  congés, absences, titres-restaurant,…

• Gestion et suivi des formations, demande et suivi des financements OPCO…

• Suivi des congés et absences

• Classement des documents sociaux et administratifs

• Suivi des échéances administratives de l’agence
 

- Le suivi administratif des projets et des chantiers

En appui des architectes chargés des projets :

• Suivi administratif des marchés et contrats des entreprises et de la maîtrise d’oeuvre

• Soutiens à l'elaboration des contrats et avenants

• Suivi des situations de travaux, factures et échéanciers

• Suivi administratif des pièces nécessaires à la réception des travaux et des dossiers de fin de chantier (rédaction des Procès Verbaux, suivit des réserves et GPA…)

• Déclaration annuelle des projets à la MAF
 

- Les candidatures et marchés publics

En collaboration avec la direction et les architectes :

• Veille et suivi des avis de marchés publics et consultations susceptibles d’intéresser l’agence

• Constitution et mise à jour des dossiers administratifs de candidature de l’agence

(DC1, DC2, attestations…)

• Réalisation et dépôt des dossiers de candidature des groupements de maîtrise d’oeuvre, en lien avec les architectes pour les éléments techniques et méthodologiques

• Mise à jour des références de l’agence, CV des collaborateurs, fiches projets et documents de présentation

- Le secrétariat et fonctionnement courant de l’agence

• Gestion des appels téléphoniques et des courriels généraux

• Gestion des fournitures et commandes courantes

• Participation à l’organisation générale et à la bonne circulation de l’information au sein de l’agence

Compétences informatiques :

• Maitris des locgiciels: Word, Excel et Outlook / Libre office, OOTI (gestion/facturation d’agence d’architecture), Photoshop, Indesign, Suite Affinity.

• Connaissance de Wordpress pour la mise à jour de site internet

• Maitrise de la facturation électronique et du logiciel CHORUS PRO

Ce qui compte pour moi : vous libérer du temps en prenant en charge tout ce qui ne requiert pas votre expertise technique.

Polyvalente, organisée et à l'écoute, je suis opérationnelle dès le premier jour.

Je suis mobile dans l’agglomération grenobloise jusqu’à Moirans/Voiron.