L’ORDRE DES ARCHITECTES DE NOUVELLE-AQUITAINE, RECHERCHE UN(E) : ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE) – BORDEAUX (33000)

VOS MISSIONS SERONT :

En tant qu’Assistant(e) administratif(ve), vous serez garant(e) de la bonne gestion administrative et logistique de l’Ordre. Vos principales activités seront :

Gestion administrative et secrétariat

· Accueil physique et téléphonique.

· Transmission des dossiers d’inscription à la personne chargée du tableau.

· Gestion de la boite mail de l’Ordre (réponse, transfert, suivi, classement, gestion d’évènements dans l’agenda partagé).

· Gestion du courrier (réception et envoi).

· Classement et archivage quotidien (courriers, mails, attestations…)

· Gestion du planning des salles (en lien avec les modules MAJ et 308MA).

· Gestion, commande et suivi des stocks (consommables et fournitures administratives).

· Gestion des déplacements des conseillers et collaborateurs (réservations d’hôtel, transport, repas).

· Gestion des indemnités conseillers : récupération et vérification des justificatifs ; tenue d’un tableau de suivi ; transmission des fiches indemnités à la comptable pour paiement.

· Préparation des évènements (réunions, Bureaux, Conseils, etc.) : réservation et mise en place des salles, accueil café et intendance, gestion des inscriptions, constitution des dossiers, collecte des paiements si nécessaire.

· Traitement et envoi du courrier des dossiers juridiques préparés par les juristes.

· Participation à l’envoi du Journal ANA et mise à jour du fichier (en lien avec la chargée de communication).

· Validation des petites annonces sur le site internet (en lien avec la chargée de communication).

· Accompagnement et assistance aux collaborateurs.

· Rédaction de courriers, prises de notes et comptes rendus.

· Mise à jour de la « to-do list ».

· Gestion du planning des salles et organisation des réunions (Bureaux, Conseils, formations, événements).

· Veiller à la propreté et au rangement de l’espace d’accueil et à l’équipement du 308.

Gestion des locaux (siège de Bordeaux et pôles)

· Gestion des contrats des locaux (assurances, ménage, fournisseurs…)

· Maintenance des locaux du siège de Bordeaux

· Demande de devis d’entretien/réparation

· Gestion des demandes des modules concernant le bâtiment.

Participation à la communication et aux événements

· Contribution à l’organisation d’évènements annuels et exceptionnels (Archipride, Rencontres d’Architecture en Mouvement, After-archi…).

· Participation aux actions de communication (envoi du Journal ANA, validation de petites annonces, mise à jour de fichiers).

Participation à la démarche Qualité de l’institution

· Renseigner quotidiennement le tableau de suivi des demandes extérieures

Conseils et Bureaux

· Participation aux Conseils et Bureaux sur invitation des élus

VOUS COLLABOREREZ AVEC SEPT PERSONNES :

A Bordeaux :

• le délégué général : Coordination de l’équipe, relations institutionnelles
• la chargée de missions comptabilité & RH : gestion financière, comptable et sociale, ressources humaines, communication
• la chargée de communication & innovation : responsable du plan de communication et suivi de mise en œuvre, évènementiel, veille et innovation

A Limoges :

• les deux juristes : conseils juridiques, suivi et veille juridique, gestion du précontentieux entre architectes et maitres d’ouvrage, gestion du précontentieux et contentieux disciplinaire, du port du titre et du tableau (visa des statuts des sociétés d’architecture, traitement des problématiques juridiques du tableau)

A Poitiers :

• la chargée de missions commande publique et formation : suivi de la commande publique, , suivi des procédures de redressement et liquidation judiciaires, commissions consultatives départementales, contrôle de la formation continue des architectes, gestion des demandes de formations des élus et des salariés de l’ordre,
• la chargée de missions Tableau et assurance : gestion du tableau et des assurances

PROFIL RECHERCHÉ :

Savoir-faire :

· Compétences en secrétariat et gestion administrative.

· Parfaite Maîtrise du Pack Office et des outils numériques.

· Capacité à gérer le courrier, la messagerie et à organiser des déplacements.

· Aptitude à suivre des procédures et à assurer la confidentialité des dossiers.

· Sens de l’organisation et rigueur dans le suivi administratif.

· Être en mesure d’accueillir du public et des architectes, les fournisseurs, planifier les rendez-vous,

· Savoir rédiger et mettre en forme des courriers,

· Connaissance et maîtrise des règles et procédures institutionnelles

· Connaissance du Règlement Intérieur de l’Ordre des Architectes

· Savoir contrôler des travaux réalisés

· Savoir respecter des délais

· Savoir chercher une information dans un contrat et pouvoir le négocier

Savoirs transverses :

• Accueil et écoute du public
• Collaboration en équipe
• Outils bureautiques
• Analyser les demandes

Savoir être :

• Méthodologie, rigueur et réactivité.
• Autonomie et polyvalence.
• Discrétion et sens de la diplomatie.
• Qualités relationnelles, écoute et communication.
• Esprit d’équipe et capacité d’adaptation.
• Sens de l’organisation
• Capacité à prendre des initiatives
• Avoir le sens du contact

Niveau de formation :

• Bac secrétariat technique ou équivalent

Expérience exigée :

• Idéalement une expérience de 3 à 5 ans sur le même type de poste ou équivalent

Poste basé au siège de l’Ordre à Bordeaux – 308 avenue Thiers

• Déplacements rares
• CDI de 35h/semaine
• Rémunération : de 28 672,80 € brut annuel selon profil et convention collective y compris 13ème mois mensualisé

Horaires :

• Du lundi au vendredi
• Période de travail de 7 Heures
• Travail en journée

Début du contrat : décembre 2025

Date limite de candidature : 31/10/2025

Lettre de motivation et CV à adresser à : Mme Virginie Gravière, Présidente du Conseil régional de l’Ordre des Architectes de Nouvelle-Aquitaine au 308 avenue Thiers 33100 Bordeaux ou par mail (idéalement) à : accueil@ordre-architectes-na.org et j.dupuy@ordre-architectes-na.org »

Type d'emploi : CDI

Rémunération : 28 672,80€ par an

Avantages :

• Prise en charge du transport quotidien

Lieu du poste : En présentiel

Date limite de candidature : 31/10/2025
Date de début prévue : 01/12/2025