Un(e) Assistante Opérationnelle

Entreprise

 Archibat recherche un.e Assistant.e Opérationnelle pour assurer le secrétariat classique de la Directrice de l’aménagement et des chargé(e)s et responsables d’opérations ainsi que l’assistance administrative durant toutes les phases de la réalisation des opérations. 

Il/elle assure le binôme de l’assistante du service ingénierie en son absence. 

Poste

 

 Assurer le secrétariat classique du service 

 Assurer les relations téléphoniques et électroniques ainsi que l’accueil, 

 Saisir et/ou rédiger et dactylographier les documents, les mettre en forme, 

 Traiter le courrier entrant et sortant, 

 Classement physique et informatique des dossiers, 

 Gérer les agendas et les rendez-vous, 

 Organiser et préparer les réunions, 

 Préparer et éditer les documents nécessaires dans le suivi des dossiers, 

 Alimenter et mettre à jour de la base de données des contacts pour le service, 

 Archiver les dossiers selon la méthode définie. 

 

Assurer une fonction d’accueil et d’information du public 

 Accueillir et orienter les interlocuteurs (accueil physique et téléphonique) 

 

Assurer le suivi administratif des engagements 

 Analyser les candidatures reçues dans le cadre des appels d’offres, 

 Enregistrement quotidien des factures fournisseurs dans l’outil de gestion, 

 Etablissement des bons de commande et des lettres de commande et mise à jour des tableaux de suivi, 

 Suivre le circuit de circulation des documents, courriers et factures et s’assurer du « service fait » auprès des opérationnels pour la mise en paiement des factures et situations, 

 Numériser les factures après leur paiement et les archiver dans l’outil de gestion, 

Assurer une fonction d’interface 

 Effectuer les relances nécessaires en interne ou en externe (échéances, informations à compléter…), 

 Assurer au besoin l’interface avec les différents intervenants (services de la Ville, prestataires et interlocuteurs externes,…) 

Profil

Bac + 2 ou équivalent. 

BTS ou expérience minimum de trois ans d’un secrétariat opérationnel ou technique dans le milieu des EPL ou similaire. 

Compétences attendues 

 Maîtrise des outils informatiques de base (Word, Excel, Power Point, Outlook), 

 Connaissance des marchés publics et de leurs procédures, 

 Notions de gestion et de comptabilité, 

 Connaissance du déroulement des opérations d’aménagent 

 Connaissance du logiciel de gestion Go7 souhaitée. 

 

Aptitudes et comportements professionnels 

 Rigueur, et sens de l’organisation, 

 Dynamisme, 

 Disponibilité, 

 Qualités relationnelles, 

 Discrétion et confidentialité, 

 Goût pour le travail en équipe, 

 Polyvalence. 

 Mission en intérim de 2 mois

Vous pouvez postuler directement en cliquant sur https://archibat.com/fr/offre-demploi/117831/un-e-assistante-op-rationne...

Publié le 04.10.2018 - Modifié le 04.10.2018

Informations et contact

AnnonceurArchiBat RH
Adresse30 rue Faidherbe75011Paris
Tel.0142717101
Emailfsupport@archibat.com

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