ASSISTANTE POLYVALENTE EN AGENCE DE PAYSAGISME (h/f)

DEMANDRE Recrutements recherche une assistante polyvalente (h/f) pour une agence parisienne de Paysage comptant une dizaine de collaborateurs.

Cette agence à taille humaine intervient sur des projets d’urbanisme, d’espaces publics, d’aménagement du territoire, de parcs et de jardins. Elle travaille en France et à l’international. La qualité de sa production est issue d’une importante réflexion sur les problématiques environnementales et le développement durable.

Cette agence recrute une assistante polyvalente (h/f) suite au départ en région après 5 ans de collaboration de l’assistante actuelle

 

Cette personne aura pour fonction le secrétariat courant :

- gestion du courrier de l’agence, des mails, standard téléphonique et accueil physique des visiteurs,

- gestion du planning, prises de rendez-vous,

- rédaction des comptes rendus de réunions, actualisation de la base de données des contacts…

- organisation des déplacements des collaborateurs, réservations (trains, avions, taxis, hôtels, restaurants, etc.).

 

Elle intervient aussi dans l’intendance générale de l’agence :

- gestion des fournitures, interface avec les sous-traitants, avec les sociétés de maintenance et de nettoyage,

- classement et archivage des dossiers.

 

L’agence externalise l’ensemble de sa comptabilité, de ce fait, le volet gestion-comptabilité se limite aux tâches classiques :

- préparation et transmission des pièces destinées au comptable,

- collecte, classement et dématérialisation régulière des factures et notes de frais,

- établissement des factures de vente, relance des impayés,

- établissement du prévisionnel, gestion du planning général des projets,

- suivi des contrats des affaires (courriers, avenants).

 

Cette personne collecte les informations pour le traitement du volet social et RH par le comptable (payes, congés payés, congés maladie, RTT…). Le calcul et l’édition des fiches de paye sont ensuite gérés par le cabinet comptable.

Elle est amenée à gérer les appels d’offres par la veille des annonces, la recherche de partenaires et la constitution des équipes. Elle établit et suit les dossiers de candidature à raison de 10 à 15 appels d’offres mensuels dont uniquement 2 ou 3 en tant que mandataire.  

Elle est enfin sollicitée sur la communication de l’agence par la gestion du book et du site internet. Elle aide également le gérant de l’agence dans la préparation de conférences et expositions.

 

C’est pourquoi nous recherchons des candidat.e.s ayant occupé des fonctions similaires ou proches en cabinet d’architecture, de  paysagisme, d’urbanisme ou en  bureaux d’études avec une expérience minimum de 3 années.

Il sera très apprécié que cette personne soit rigoureuse et organisée et qu’elle ait le sens du service.

Une parfaite maîtrise du pack Office est indispensable. Des connaissances sur Indesign seront appréciées.

La maitrise de l’anglais est un véritable plus pour assurer les échanges avec certains clients et cotraitants étrangers.

 

Poste en CDI basé à Paris.

Prise de poste dès que possible.

Salaire entre 2600 à 3200€b suivant expérience.

 

Adressez vos candidatures à candidature@demandre-recrutements.fr

CV (format pdf).

Veuillez utiliser « candidature ASSIST POLYV 420460 » pour le titre de votre mail.

Publié le 23.08.2018 - Modifié le 27.08.2018

Informations et contact

AnnonceurDEMANDRE Recrutements
Adresse8 rue de Candie75011Paris
Tel.0184178055
Emailcandidature@demandre-recrutements.fr

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