Assistant/e administrative

Au sein d'une agence d'une dizaine de personnes spécialisé dans le logement et l'hotellerie de luxe. Nous recrutons un/une assistant/e en CDD afin de répondre aux missions suivantes.

Missions générales : Assiste un ou plusieurs responsable(s) (cadre dirigeant, directeur...) afin d'optimiser la gestion de leur activité (gestion de planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, accueil, ...). Organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure
Peut prendre en charge le suivi complet de dossiers (contrats de maintenance des équipements, suivi de relance clients, gestion administrative du personnel ...) ou d'évènements spécifiques (organisation de séminaires, salons, ...).

Missions spécifiques :  Le secrétaire d’architecte, encore appelé assistant d’architecte, travaille au sein de cabinets ou d’agences d’architecture de taille moyenne. Ses tâches sont multiples. En plus d’assurer l’accueil, le standard téléphonique, de tenir l’agenda des architectes qu’il assiste, le secrétaire d’architecte est responsable du volet administratif de l’agence. 
Il doit réunir les pièces nécessaires pour répondre à des appels d’offres et des appels à projets, tout en respectant les délais demandés. C’est également le secrétaire d’architecte qui assure le suivi des factures avec ces entreprises. Enfin, il s’occupe d’écrire, à partir des notes du maître d’œuvre, les comptes-rendus de chantier, documents qui visent à synthétiser les informations échangées au cours de la réunion.
Le secrétaire d’architecte est l’interface entre les collaborateurs de l’agence, les clients et les partenaires intervenant aux différentes phases du chantier.

Le poste de secrétaire d’architecte demande de la rigueur, de l’autonomie et de la polyvalence puisqu’au sein même d’une journée, il devra être capable de jongler entre la saisie de courriers, la prise de rendez-vous et la rédaction de documents.

 

Ce professionnel doit également avoir de bonnes compétences rédactionnelles, des notions de comptabilité et une bonne maîtrise des outils de la bureautique. Notamment des logiciels de traitement de texte, de tableur type Excel.

Publié le 07.11.2018 - Modifié le 07.11.2018

Informations et contact

AnnonceurPosto29
Adresse29 rue de Meaux75019Paris
Tel.0144780206
Emaila.balistreri@posto29.com

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