Assistant(e) administratif(ve) temps partiel CDI

Toposcope, scop d'urbanisme, d'espace public, concertation et architecture de 3 associés-salariés et 6 personnes en tout, recher

SITUATION DU POSTE

Lieu d’exercice : LYON 2

Rattachement hiérarchique : les trois associés de Toposcope en fonction des tâches (cf. tableau de répartition des tâches – entreprise en co-gestion)

 

DESCRIPTION DU POSTE

Sous la responsabilité des associés, l’assistant(e) assurera la gestion et le suivi des dossiers administratifs de la coopérative.

Il/elle sera en relation avec les collectivités publiques, les partenaires, les organismes publics et les fournisseurs.

 

MISSIONS ET ACTIVITES DU POSTE

  • Accueillir au téléphone, prendre les messages
  • Gérer les relations fournisseurs, commander les fournitures
  • Procéder au rapprochement de factures, au règlement des fournisseurs (dont caisses et impôts), au suivi des encaissements et à la relance pour le règlement des factures
  • Etablir des factures,
  • Effectuer les démarches administratives en lien avec le statut de l’entreprise (Scop) et son identité (Greffe, etc)
  • Préparer des pièces comptables à destination de l’expert-comptable
  • Mettre à jour les tableaux de bord de l’entreprise
  • Tenir à jour le registre du personnel et le registre des AG
  • Gestion du personnel : suivi des absences, visites médicales, compilation des plans de charge
  • Actualiser les outils de suivi d'activité de la coopérative (tableaux de bord commerciaux, tableaux de bord financier…)

 

COMPETENCES ET QUALITES REQUISES

COMPETENCES TECHNIQUES

  • Procédure d’appels d’offres (non indispensable mais apprécié)
  • Code des marchés publics (non indispensable mais apprécié)
  • Logiciels : Indesign non indispensable mais apprécié, bonne connaissance d’Excel nécessaire

 

COMPETENCES TRANSVERSES

  • Eléments de base en gestion comptable et administrative
  • Maîtrise de l’orthographe et des règles de grammaire
  • Utilisation d'outils bureautiques (traitement de texte, tableur,...)
  • Outils de communication (Internet, messagerie, ...)
  • Connaissances de la branche d’activité (non indispensable mais apprécié)

 

QUALITES PROFESSIONNELLES

  • Organisée
  • Rigoureuse
  • Autonome
  • Capacité de communication
  • Travail en équipe

 

QUALIFICATION/EXPERIENCE/REMUNERATION

CERTIFICATIONS

  • Niveau Bac (Bac professionnel, technologique, ...) à Bac+2 (BTS, ...) en secrétariat, gestion
  •  

EXPERIENCE

2/3 années d’expérience, idéalement dans le même secteur d’activités ou en Scop

REMUNERATION

560 € bruts par mois pour 12 heures hebdo en trois demi-journées deux jours différents de la semaine (jours et horaires négociables)

 

PROFIL DE POSTE : SECRETAIRE / ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE)

FINALITE

Assurer la gestion et le suivi des dossiers administratifs de la coopérative.

MISSIONS

Accueillir au téléphone, prendre les messages et fixer les rendez-vous

Rédiger et mettre en forme des documents, des courriers

Gérer les relations fournisseurs, commander les fournitures

Procéder au rapprochement de factures et au règlement des fournisseurs (dont caisses et impôts)

Etablir les notes d’honoraire, effectuer le suivi et la relance

Préparer des pièces comptables à destination de l’expert-comptable

Mettre à jour les supports de communication (dossier de référence, dossier technique, carte de vœux, dossiers de communication, plaquette…)

Organiser les réunions d’AG, les réunions du personnel et les réunions internes

Gestion du personnel : suivi des absences, visites médicales

Actualiser les outils de suivi d'activité de la coopérative (tableaux de bord commerciaux, tableaux de bord financier…)

 

SAVOIR-FAIRE (COMPETENCES TECHNIQUES LOGICIELS MAITRISES, ETC.)

Modalités d'accueil

Eléments de base en gestion comptable et administrative

Maîtrise de l’orthographe et des règles de grammaire

Procédure d’appels d’offres

Code des marchés publics

Logiciel bureautique : Pack Office

Indesign

Outils de communication (Internet, messagerie, ...)

Connaissances de la branche d’activité

 

SAVOIRS COMPORTEMENTAUX

Organisé

Rigoureux

Autonome

Capacité de communication

Travail en équipe

 

QUALIFICATION/ FORMATION / REMUNERATION

Bac+2 (BTS, ...) en secrétariat, gestion

2 à 3 années d’expérience

 

DISPONIBILITE

Début janvier

CONTACT POUR POSTULER

chantal.guitton@toposcope.fr

 

06 01 49 29 82

Publié le 20.11.2018 - Modifié le 21.11.2018

Informations et contact

AnnonceurToposcope
Adresse81 rue de la République69002LYON
Tel.04 26 17 63 47
Mobile06 01 49 29 82
Emailchantal.guitton@toposcope.fr

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