Assistant(e) administratif(ve) et technique

Dans le cadre du développement de l’activité d’Adminima, et d’Arbor&sens en Rhône-Alpes et Région Parisienne, nous recherchons un/ une assistant(e) administratif(ve) et technique dans le domaine de l’architecture, pour un temps plein 35 heures (possibilité d’un temps partiel à discuter).

Vous accompagnerez une équipe de 12 personnes au siège de notre agence à Lyon Vaise.
Expérience souhaitée : 5 ans en assistant(e) administratif(ve) et technique

Salaire: 24 000.00 € brut/an (selon expérience)

 

Activités :

- Accueil téléphonique- Filtrage des appels- prise de messages

- Gestion quotidienne des mails- réponse et redistribution

- Gestion du courrier- réponse et redistribution

- Gestion des bases de données (coordonnées BE- Ets- mots de passe …)

- Transmission des informations en interne et externe (courrier- note- décision)

- Gestion des consommables (matériel- fournitures- café)

- Gestion administrative du personnel (congés- heures- IJJS, formations …)

- Gestion des factures (règlement- classement)

- Actualisation des documents professionnels (K bis- URSSAF …)

- Classement et archivage (administratif- bibliothèque- matériauthèque)

- Organisation des déplacements professionnels

- Préparation et organisation des réunions

- Communication (site internet- plaquette- références…)

- Organisation d'évènements- Gestion de budget

Activités techniques/ spécifiques :

- Adaptation et savoir du vocabulaire « Archi »

- Suivi de la déclaration décennale

- Gestion des dossiers de candidature marchés publics et privés (Sollicitation et recherche de bureaux d'études- montage administratif du dossier- plateforme- signature électronique- suivi...)

- Suivi des contrats marchés publics et privés ( Avenants- Acte d'engagement- EXE …)

- Rédaction d'offres commerciales (devis)

Comptabilité/ suivi financier :

- Suivi de facturation des honoraires- Suivi trésorerie (recollement de factures)

- Relance règlement des honoraires

- Transmission des documents comptables en lien avec l'expert -comptable (déclaration TVA- paies...)

- Gestion des notes de frais

Qualité/ compétences :

- Outils bureautiques (Word- Excel- Outllook- Internet-Le plus Indesign)

- Bonne capacité rédactionnelle et expression orale

- Dynamisme et aisance relationnel

- Sens de l’organisation

- Preuve d’initiatives

- Autonomie- Polyvalence- Adaptation

- Aptitude à travailler en équipe

- Respect de la confidentialité

 

 

Publié le 06.06.2019 - Modifié le 11.06.2019

Informations et contact

AnnonceurAdminima
Adresse3, Rue Plasson et Chaise 69009Lyon
Mobile06 83 31 71 09
Emailgestion@arbor-sens.com

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