CONDUITE DE RÉUNION ET GESTION DES CONFLITS : Agence, Chantier Et Autres Réunions Maitrise D'oeuvre

Module : CONDUITE DE RÉUNION ET GESTION DES CONFLITS : Agence, Chantier Et Autres Réunions Maitrise D'oeuvre

Jour 1 - Matin

Réunion efficace, méthodologie

Présentations et expression des attentes des architectes (collaborateurs, directeurs, chef de projet)

Repérage des situations de travail en groupe, des différentes réunions que les architectes animent ou animeront

• Typologie des réunions et leurs spécificités : réunion de chantier, en agence, partenaires, clients
• Analyse des problématiques récurrentes rencontrées

Travaux en sous groupe, synthèse du formateur

Analyse des différences entre groupe de travail, brainstorming, question-réponses

La préparation de la réunion

Conduire la phase préalable à l’organisation de la réunion

• Définition d’un groupe, sa constitution, sa dynamique
• Le positionnement des membres du groupe (en agence, devant qui ?)
• Le rôle de l’animateur de réunion, ses missions et sa légitimité
• Convocation, lieux, logistique, matériel
• Les compétences relationnelles nécessaires au bon fonctionnement de la réunion
• (Reformulation – assertivité – écoute active - empathie…)

Mise en situation de groupe avec animation sur des thématiques liées à l'exercice de la maîtrise d'oeuvre.

Travail sur l’introduction de la réunion

Analyse collective, apports méthodologiques et théoriques du formateur

Jour 1 - Après midi

Les objectifs assignés à la réunion 

Les objectifs de réunion à définir en phase de préparation 

• Information
• Concertation
• Production (de méthode, de support, de procédure, etc.)
• Résolution de problème
• Décision

Application de définition d’objectif sur des cas diversifiés.

Travail en grand groupe et formalisation d’objectifs

Le plan et déroulé de la réunion

• Différents plans possibles
• Fil conducteur
• Questions réponses
   

Les 2 premières minutes en conduite de réunion

• Exercices pratique : le non verbal et le verbal
• Les filtres à la communication
• Nos habitudes récurrentes
• Les outils pour dynamiser vos réunions (VAK)

Travail du groupe à partir de plusieurs thématiques proposés par les architectes ou collaborateurs aux objectifs différents

Mise en situation devant les participants, observations, synthèses

Jour 2 - Matin

Fédérer, impliquer en réunion

L’animation, la conduite du groupe (pendant la réunion)

• Les 3 fonctions de l’animateur (production, régulation, organisation)
• Le style d’animation (en réunion de chantier ou d’agence)
• Les supports d’animation nécessaire à l’architecte
• L'adéquation à l'autonomie du groupe : faire parler pour impliquer
• La gestion de la parole et des interventions, réguler et reformuler.
• Recentrer sur les objectifs, maintenir le cadre
• Gérer le temps de la réunion

Préparation et réalisation de situations avec observateurs

Débriefing et conclusions : points forts / points à améliorer : prise de parole, structuration du discours, gestion des participants, régulation,

Recentrage sur les objectif, contamination émotionnelles

Jour 2 - Après midi

Les comportements individuels difficiles en réunions de maîtrise d'oeuvre

• Identifier les comportements facilitants
• Connaître les tactiques d’animation en fonction des profils des participants
• Gérer les conflits, répondre aux objections
• Savoir poser les bonnes questions
• Ma représentation du conflit
• Les outils de régulation du groupe
• Désamorcer les blocages face à l’objectif
• Méthodes pour impliquer et fédérer

Etude de cas proposées par les participants : technique issue du théâtre forum

Travail en collectif, observations, restitutions

Exemple de réunion de chantier ou d’agence

La fin de la réunion

• Conclure les échange
• La formalisation des travaux réalisés, le plan d’action pour suite à donner
• La synthèse globale
• Le compte rendu
• La planification des actions décidées
• La concrétisation des décisions (qui fait quoi en réunion de chantier)

Expression des participants sur leurs pratiques et leurs outils

Mises en situation et analyse collective

La méthode pédagogique alterne étude de cas, réflexion sur ses pratiques, analyse de situations réelles, apports théoriques sur des mises en situation interactives menées par les participants en toute bienveillance.

De nombreux échanges et mises en situation seront proposés et travaillés par le groupe.

Conseils personnalisés du formateur pendant ces deux journées.