Conduite de réunion et gestion des conflits

Module : Conduite de réunion et gestion des conflits

JOUR 1

1. Réunion efficace, méthodologie

Présentations et expression des attentes des architectes (collaborateurs, directeurs, chef de projet)

Repérage des situations de travail en groupe, des différentes réunions que les architectes animent ou animeront

Typologie des réunions et leurs spécificités : réunion de chantier, en agence, partenaires, clients

Analyse des problématiques récurrentes rencontrées 

2. La préparation de la réunion

Conduire la phase préalable à l’organisation de la réunion

Définition d’un groupe, sa constitution, sa dynamique

Le positionnement des membres du groupe (en agence, devant qui ?)

Le rôle de l’animateur de réunion, ses missions et sa légitimité

Convocation, lieux, logistique, matériel

Les compétences relationnelles nécessaires au bon fonctionnement de la réunion

(Reformulation – assertivité – écoute active - empathie…)

3. Les objectifs assignés à la réunion 

Les objectifs de réunion à définir en phase de préparation 

Information

Concertation

Production (de méthode, de support, de procédure, etc.)

Résolution de problème

Décision

Le plan et déroulé de la réunion

Différents plans possibles

Fil conducteur

Questions réponses

Les 2 premières minutes en conduite de réunion

Exercices pratique : le non verbal et le verbal

Les filtres à la communication

Nos habitudes récurrentes

Les outils pour dynamiser vos réunions (VAK)

JOUR 2 

1. Fédérer, impliquer en réunion

L’animation, la conduite du groupe (pendant la réunion)

Les 3 fonctions de l’animateur (production, régulation, organisation)

Le style d’animation (en réunion de chantier ou d’agence)

Les supports d’animation nécessaire à l’architecte

L'adéquation à l'autonomie du groupe : faire parler pour impliquer

La gestion de la parole et des interventions, réguler et reformuler.

Recentrer sur les objectifs, maintenir le cadre

Gérer le temps de la réunion 

Les comportements individuels difficiles en réunions de maîtrise d'oeuvre

Identifier les comportements facilitants

Connaître les tactiques d’animation en fonction des profils des participants

Gérer les conflits, répondre aux objections

Savoir poser les bonnes questions

Ma représentation du conflit

Les outils de régulation du groupe

Désamorcer les blocages face à l’objectif

Méthodes pour impliquer et fédérer

La fin de la réunion

Conclure les échange

La formalisation des travaux réalisés, le plan d’action pour suite à donner

La synthèse globale

Le compte rendu

La planification des actions décidées

La concrétisation des décisions (qui fait quoi en réunion de chantier)

La méthode pédagogique alterne étude de cas, réflexion sur ses pratiques, analyse de situations réelles, apports théoriques sur des mises en situation interactives menées par les participants en toute bienveillance.

De nombreux échanges et mises en situation seront proposés et travaillés par le groupe.

Conseils personnalisés du formateur pendant ces deux journées.