Construction de locaux pour l’opérateur public de collecte sur le site de la Prairie de Mauves.
(© photo J-F. Mollière / source : Archicontemporaine.org)
"Sentinelles Ferroviaires" : Construction de locaux pour l’opérateur public de collecte sur le site de la Prairie de Mauves. - atelier arcau arch.

Cap sur la dématérialisation complète de la commande publique

Initié depuis plus de 10 ans, le chantier de la dématérialisation de la commande publique prend un tournant essentiel en 2018.
Publié le 01.06.2018

Préambule

 En 2018, la réponse dématérialisée aux marchés publics devient obligatoire, l’obligation de facturation électronique vise un éventail de plus en plus large d’entreprises et les acheteurs publics vont devoir mettre à disposition leurs données essentielles issues de la passation et de l’exécution de leurs marchés.

Chaque brique de la dématérialisation impacte le mode de fonctionnement d’une agence d’architecture qui compte ou envisage une clientèle publique, tant du point de vue de la contractualisation que du suivi administratif et financier de ses marchés.

Ce dossier vise à informer au mieux les architectes sur le contexte juridique et opérationnel de cette nouvelle étape de dématérialisation. Il comporte plusieurs recommandations pratiques en vue de satisfaire pleinement aux nouvelles obligations et aborder sereinement le virage de la dématérialisation complète de la commande publique.

 

A. Le champ d’application de la dématérialisation

Cette nouvelle vague de dématérialisation concerne principalement 3 champs : la réponse électronique obligatoire des entreprises, l’élargissement de l’obligation de facturation électronique, la mise à disposition par les acheteurs publics des données essentielles de la passation et de l’exécution du marché.
 

1. La réponse électronique devient obligatoire à compter 1er octobre 2018

Pour les marchés d’un montant supérieur à 25 000 € HT, toutes les communications et les échanges d’informations entre acheteurs publics et candidats devront s’effectuer par des moyens de communication électronique (Art. 41 du décret du 25 mars 2016).

En clair, la réponse électronique à un marché public devient donc obligatoire à compter du 1er octobre 2018. Plus aucune offre papier ne pourra être déposée dans le cadre de consultation lancée par les acheteurs publics et privés soumis à l’ordonnance du 23 juillet 2015.

Pendant de l’obligation faite aux entreprises, les acheteurs devront impérativement disposer d’un profil acheteur permettant de mettre à disposition gratuitement les documents de la consultation et de recevoir les dossiers numériques de candidature et d’offres.

En matière de maitrise d’œuvre, et en concours particulièrement, il ne faut pas confondre l’obligation de transmission électronique des pièces de la candidature et de l’offre avec la remise de prestations sous la forme de maquette numérique



2. Poursuite du déploiement de la facturation électronique obligatoire

L’ordonnance n° 2014-697 du 26 juin 2014 a rendu la facturation électronique obligatoire dans les marchés publics de manière progressive. Déjà déployée pour les entreprises de plus de 250 salariés, cette exigence s’étendra aux petites et moyennes entreprises (10 à 250 salariés) à partir du 1er janvier 2019 puis à l’ensemble des entreprises le 1er janvier 2020.

Cette obligation suppose que l’ensemble des factures, y compris les demandes d’acomptes, issues de marchés publics soient transmises de manière dématérialisée.  

Afin de faciliter cette transition, l'agence pour l'Informatique financière de l'Etat (AIFE) a développé Chorus Pro, une solution technique mutualisée et gratuite aux entreprises, aux collectivités locales et établissements publics. La plateforme permet le dépôt, la réception, la transmission des factures électroniques et leur suivi.

L’obligation impacte doublement les architectes, concernés au titre de la facturation de leurs honoraires mais également dans le cadre de la vérification des situations des entreprises de travaux.


3. L’ouverture des données essentielles

Conformément à l’article 107 du décret n° 2016-360 relatif aux marchés publics, les acheteurs devront publier la liste des données essentielles de tous leurs marchés publics dépassant un montant de 25 000 € HT. L’ouverture données essentielles est entendue de manière large mais devra s’articuler avec les principes de respect de l’ordre public, la protection du potentiel scientifique et technique de la nation, ainsi que le secret industriel et commercial. 

Les données essentielles qui devront faire l’objet d’une publication sur le profil acheteur recouvrent 3 éléments :

  •  Le marché : identification de l’acheteur, nature du marché et procédure d’attribution, l’objet, le code CPV, le lieu d’exécution, la durée, le montant et la forme du prix ;
  •  Le ou les titulaire(s) du marché : identifié par son numéro SIRET ou à défaut son numéro de TVA intracommunautaire ;
  •  Les modifications du marché: objet des modifications, le cas échéant nouveau montant, nouvelle durée ou nouveau titulaire du marché.

Si cette obligation ne pèse que sur les acheteurs, elle va offrir d’importantes possibilités de veille concurrentielle aux entreprises et étend le principe de transparence à l’exécution du marché public, puisque les données issues des avenants seront désormais publiques.

En matière de maitrise d’œuvre, cette publication permettra de comparer notamment les transitions entre rémunération provisoire et rémunération définitive et de mieux quantifier la prise en compte des aléas de l’opération dans les montants de marché.
Les modalités de publication ont été définies par l’arrêté du 14 avril 2017 relatif aux données essentielles dans la commande publique et entreront en vigueur le 1er octobre 2018.

 

4. Synthèse des textes applicables

Nature de l’obligation

Fondement textuels

Mise à disposition des documents de marché sur le profil acheteur

Réponse électronique obligatoire des entreprises

Articles 22 et 90 de la directive 2014/24/UE du 26 février 2014 sur la passation des marchés publics

Article 43 de l’ordonnance n° 2015-899 du 23 juillet 2015 relative aux marchés publics 

Articles 39 à 42 du décret n° 2016-360 du 25 mars 2016 relatif aux marchés publics 

Facturation électronique

Directive 2014/55/UE du Parlement européen et du Conseil du 16 avril 2014 relative à la facturation électronique dans le cadre des marchés publics 

Ordonnance n° 2014-697 du 26 juin 2014 relative au développement de la facturation électronique

Décret n° 2016-1478 du 2 novembre 2016 relatif au développement de la facturation électronique 

Ouverture des données essentielles (Open data)

Article 107 du décret du 25 mars 2016 relatif aux marchés publics

Arrêté du 14 avril 2017 relatif aux données essentielles dans la commande publique


 

B. Préparer la généralisation de la réponse électronique

1/ La dématérialisation, comment ça marche ?

Le profil acheteur devient désormais la pierre angulaire des relations entre l’acheteur public et l’ensemble des entreprises candidates à un marché public. Il s’agit d’une plateforme numérique qui permet à l’acheteur de mettre à disposition l’ensemble des documents du marché, d’échanger avec les entreprises candidates ou intéressées par la consultation, de recevoir les candidatures et les offres, et enfin de publier les données essentielles du marché postérieurement à son attribution. 


      (Cliquez pour ouvrir le schéma)

 

L’obligation se profilant, le temps d’être convaincu par les bienfaits de la dématérialisation est sans doute derrière les acteurs. Toutefois, ce processus peut s’avérer particulièrement bénéfique pour les agences à travers :

 les gains en matière de délais par rapport à un envoi courrier : les 12 à 48 heures gagnées permettront notamment une relecture approfondie du dossier ;

 les économies réalisées sur les frais d’impression et d’affranchissement ;

 les gains de temps dans la constitution du dossier de candidature promis par la réutilisation du DUME ;

 une amélioration de l’analyse des candidatures grâce à la comparaison facilitée par l’harmonisation de la présentation des données des entreprises ;

 le renforcement de la confidentialité des dossiers jusqu’à date limite de dépôt ;

 la possibilité de rectifier son offre après une première transmission ;

 la traçabilité et la sécurité accrue apportée par le profil acheteur.

 

2/ Adapter l’organisation de son agence

Si la structure de l’agence le permet, il est conseillé de désigner une personne référente en matière de dématérialisation, chargé d’un champ élargi de missions permettant de couvrir l’ensemble du processus :

Référent dématérialisation

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Une offre de formation élargie est ouverte aux architectes et aux collaborateurs d’agences.

Plusieurs opérateurs privés proposent également aux entreprises qui répondent à la commande publique des solutions d’externalisation, soit en prenant en charge la réponse, soit en proposant des prestations d’accompagnement.

 

3/ Se familiariser à l’environnement des profils acheteurs

La dématérialisation serait bien complexe pour les entreprises s’il y avait autant de plateformes différentes que d’acheteurs publics, puisqu’on estime généralement à 130 000 le nombre de pouvoirs adjudicateurs en France !

Fort heureusement, ces milliers d’acheteurs utilisent un nombre de solutions restreintes. Parmi les plateformes utilisées par les acheteurs publics figurent Achatpublic, Atexo, AWS-Achat, E-marchespublics, Klekoon, Marches-securises.

De plus en plus d’acheteurs font également le choix d’une solution mutualisée en fonction de leur catégorie acheteurs de l’Etat, organismes de sécurité sociale, établissements hospitaliers) ou d’une zone géographique. 

Quelques profils acheteurs mutualisés

Achats de l’Etat 

PLACE – Plateforme des achats de l’Etat

Plateformes régionales

 

Territoires numériques Bourgogne Franche-Comté - Plateforme des marchés publics des acheteurs de la région Bourgogne Franche-Comté

Maximilien – Portail des marchés publics franciliens 

Megalis Bretagne - Portail des marchés publics de la région Bretagne

Demat AMPA – Plateforme des adhérents de l’association Marchés Publics Aquitaine

Secteur hospitalier

Achat-Hopital – Plateforme de dématérialisation des établissements de santé et médicaux-sociaux publics et privés non lucratifs

Organismes de sécurité sociale

MEOSS – Portail des marchés électroniques des organismes de sécurité sociale

 

Après quelques réponses seulement et bien que le maitre d’ouvrage ne soit pas le même, les agences d’architecture retrouveront rapidement derrière un habillage différent, la même ergonomie de plateforme. 

Chaque éditeur met en place des mesures d’accompagnement et de préparation des entreprises à la réponse électronique, comprenant généralement :

  •  un guide d’utilisation de la plateforme et des modalités de réponse ;
  •  des dispositifs permettant de tester la configuration informatique de l’entreprise et la mise à disposition des logiciels nécessaires à la transmission des documents ;
  •  une consultation de test permettant à l’entreprise de simuler la remise électronique d’un dossier ;
  •  une démonstration vidéo d’un dépôt électronique ;
  •  une hotline accessible en amont de la réponse ;
  •  des rubriques de type FAQ pour renseigner les entreprises sur les difficultés récurrentes…

Il est donc conseillé aux architectes d’utiliser dès à présent les services de simulation de chaque plateforme. Le dépôt électronique à blanc constitue sans doute le meilleur entrainement pour s’accoutumer aux outils de la dématérialisation et prévenir toute mauvaise surprise à l’échéance du mois d’octobre 2018.

Si chaque éditeur propose une assistance aux entreprises lors de la réponse, un effet de saturation est fortement prévisible dans les premières semaines d’octobre. Il semble donc important de commencer dès à présent à comprendre l’environnement des profils acheteurs et à répondre électroniquement sur différents type de procédure.

 

4/ La signature électronique

Ne le cachons pas, le processus de signature électronique, parce qu’il obéit à des mécanismes infiniment différents, apparait naturellement plus complexe que celui qui conduisait à une signature manuscrite des documents de marché.

Dans le principe, la signature électronique d’un document transmis numériquement permet de lui confier la même valeur juridique que la signature manuscrite apposée sur un document papier. La signature électronique n’est ainsi pas une signature manuscrite scannée, cette dernière ne permettant pas d’être considérée comme originale.  

Dans la mise en œuvre, la signature électronique, invisible et immatérielle, fondée sur la technologie de chiffrement des données, est évidemment plus difficile à appréhender. Elle véhicule d’ailleurs jusqu’à présent une image de complexité dans la sphère de la commande publique.

L’expérience de ceux qui utilisent déjà ce format de signature tend toutefois à prouver qu’il n’y a rien d’incommensurable à son utilisation. Sous réserve de bien anticiper le mois d’octobre, de choisir et de pratiquer en amont des outils adaptés à l’environnement informatique en place dans l’agence, la transition devrait être aisée.

 

4.1/ La signature électronique, comment ça marche ?

 

Le certificat électronique correspond à l’identité numérique du signataire. Prenant la forme d’un support matériel cryptographique (clé USB, token ou carte à puce), il contient les informations concernant l’identité de son titulaire et un double mécanisme de clés (privé et publique) garantissant sa sécurité.

L’application logicielle de signature permet d’apposer la signature sur un document électronique. Elle est aussi indispensable que le certificat dans le processus de signature électronique. Le signataire peut utiliser librement le logiciel de son choix sans que l’acheteur ne puisse lui imposer. Les profils acheteurs proposent gratuitement aux opérateurs économiques, qui n’en disposent pas, un logiciel de signature. Celui-ci permet de signer des documents avant ou pendant le dépôt des plis.

 

4.2/ Acquérir les outils nécessaires à la signature électronique 

Quel type de certificat doit acquérir un candidat ?

En l’état actuel du droit, les opérateurs économiques doivent disposer d’un certificat électronique de signature conforme à l’arrêté .

Suite à l’adoption du règlement (UE) n° 910/2014 dit eIDAS, un nouveau cadre juridique autour de l’identification, des signatures, des sceaux et des documents électroniques a été mis en œuvre au sein de l’Union européenne. A compter de la transposition de ce règlement dans l’ordre juridique français, les certificats de signature devront donc être conformes aux nouvelles exigences de ce texte.

Où trouver un certificat ?

Plusieurs opérateurs publics et privés proposent des solutions de certificat électronique permettant aux agences de répondre à un marché public.

L’organisme certificateur LSTI liste les prestataires de service de confiance électronique (PSCe) qui proposent des certificats de signature électronique conformes au RGS ou au règlement eIDAS: http://www.lsti-certification.fr/index.php/fr/services/certificat-electronique

L’Etat liste également les certificats RGS sur sa plateforme de marché : https://www.marches-publics.gouv.fr/?page=commun.ListeAcRGS&calledFrom=entreprise

Un certificat de signature, pour combien de temps et à quel prix ?

Les certificats disposent d’une validité allant de 1 à 3 ans, conformément au RGS. Le coût est variable et dégressif selon la durée de validité.

Il faut compter entre 80 et 150 euros pour obtenir un certificat annuel, incluant une application logicielle de signature. Le cout peut être réduit si la solution est acquise pour une durée plus longue.

Les questions à poser à l’éditeur de solutions

L’enjeu principal réside dans la compatibilité et l’interaction logicielle des différents environnements. Il appartient donc à l’agence de vérifier plusieurs éléments auprès de l’éditeur en amont de l’acquisition de la solution de signature:

  •  le système d’exploitation de l’agence est-il compatible avec le certificat électronique du prestataire ?
  •  quelles adaptations sont éventuellement nécessaires pour l’utiliser sur les différents profils acheteurs ?
  •  quelles solutions d’implantation et d’assistance sont mises en place par l’éditeur ?

    Au-delà des aspects financiers, les réponses apportées à ces questions devraient utilement guider les agences dans leur choix.

    Pour résoudre d’éventuelles difficultés de compatibilité logicielle, certains opérateurs économiques font le choix d’un poste dédié à la réponse électronique, doté d’un système d’exploitation distinct de leur environnement métier.

     

    4.3/ Quels documents signer électroniquement ? 

    Les documents transmis de manière dématérialisée doivent être signés électroniquement dès lors qu’une signature est requise dans la publicité ou le règlement de consultation.

    Quelle que soit la procédure de passation ou le mode de sélection, l’acheteur public peut choisir :

    •  d’imposer la signature de pièces à l’ensemble des candidats et soumissionnaires dès la transmission dématérialisée du dossier. Cette exigence est formulée expressément dans le règlement de la consultation ou l’avis de publicité ;
    •  de demander au seul candidat retenu comme titulaire de signer électroniquement les pièces lors de l’attribution du marché.

    Dans une optique de simplification, sans préjudice de la sécurité juridique du processus par ailleurs, il faut espérer que les acheteurs publics se saisiront progressivement de cette deuxième possibilité. En témoignent les retours positifs des opérateurs économiques qui ont répondu à des consultations lancées sous la forme de Marché public simplifié.

     

    4.4/ La signature électronique et le groupement

    Les concours et marchés de maitrise d’œuvre appellent fréquemment une réponse en groupement. Cette forme rentre bien entendu dans le champ de la dématérialisation obligatoire.

    En fonction des exigences de l’acheteur public exprimées sur le moment de la signature et la nature des pièces à signer, le processus peut varier en complexité.

     

    Modalités de signature en groupement

    La signature est imposée pour les documents de candidature et l’offre

    Chaque cotraitant doit signer électroniquement la déclaration de candidature ainsi que les pièces de l’offre

    Pour les seules pièces de l’offre, possibilité d’habiliter le mandataire à les signer pour le compte du groupement

    La signature n’est imposée que pour les pièces de l’offre

    Soit la mandataire du groupement est habilité par ses cotraitants à signer l'offre et lui seul signe électroniquement l'acte d'engagement et ses éventuelles pièces financières

    Soit le mandataire n'est pas habilité et chaque cotraitant titulaire signe électroniquement les pièces de l’offre du marché.

    La signature n’est pas imposée lors du dépôt

    Chaque cotraitant peut signer électroniquement les pièces du marché ou habiliter le mandataire à le faire

     

    La complexité réside dans l’obligation potentielle de signature de la déclaration de candidature (Formulaire DC ou DUME éventuellement) qui oblige chaque cotraitant à signer au moins une pièce de manière electronique. Des solutions de signature séquentielle (sous forme de parapheur électronique) sont généralement disponibles sur les profils acheteurs, permettant à chaque cotraitant de signer tour à tour le document en amont du dépôt. Si elles nécessitent une certaine organisation en amont entre les membres du groupement, elles permettent toutefois d’éviter que chaque représentant soit présent physiquement lors de la transmission du dossier sur le profil acheteur.

     
     

    C. Le passage à la facturation électronique

    Le passage à la facturation électronique impacte doublement les agences d’architecture :

    • L’obligation de facturer électroniquement les honoraires issus d’un marché public sera étendue aux entreprises de 10 à 250 salariés au 1er janvier 2019 et concernera pleinement l’ensemble des agences au 1er janvier 2020
    • La mission de vérification des factures émises par les entreprises de travaux fait aussi rentrer les agences dans un circuit de paiement dématérialisé. 

    A double titre, les agences doivent donc questionner leur organisation comptable et se saisir pleinement de Chorus Pro, principal outil disponible pour réussir cette transition. 


    1/ Schéma de principe de la facturation électronique


     

    2/ Inscription à Chorus Pro et prise en main

    L’Agence Française pour l’Informatique Financière de l’Etat a mis en œuvre Chorus Pro, une solution mutualisée et gratuite permettant le dépôt, la réception et la transmission des factures électroniques. Cet outil est le seul reconnu par la réglementation pour la transmission des factures dématérialisées.

     

    2.1/ Accès à Chorus Pro

    Chorus Pro est accessible en permanence sur Internet et compatible avec les différents systèmes d’exploitation Windows 8 et supérieur, Mac OS (X 10.3 et supérieur), Android ou Linux.

    L’inscription sur Chorus Pro se fait en ligne (Consulter le tutoriel vidéo sur la création d’un compte utilisateur). Elle nécessite de disposer d’un numéro SIRET et d’une adresse mail. Chorus Pro permet pour une même structure de créer plusieurs utilisateurs avec des droits différents. 

    L’agence peut utiliser le portail de 3 manières différentes :

    •  en mode Portail, qui consiste, sans adaptation de ses systèmes d’information et logiciels comptables, à déposer et saisir directement les factures sur Chorus Pro.
    •  en mode EDI (Échange de Données Informatisées), fondé sur l’échange de données entre le système d’information comptable de l’agence et Chorus PRO
    •  en mode API, qui repose sur l’intégration de Chorus Pro dans le logiciel comptable.

    Afin d’optimiser ce nouveau circuit de facturation et de paiement, le choix du mode d’accès doit être fait en concertation avec les services comptables de l’agence et/ou les prestataires en charge de la comptabilité.

     

    2.2 / Principes d’utilisation de Chorus Pro pour les marchés de travaux

    L’utilisation de Chorus Pro nécessite en plus de la création d’un compte structure dans Chorus Pro, l’habilitation de la maitrise d’œuvre par le maitre d’ouvrage pour intervenir dans le suivi des factures émises par les entreprises.

     

    2.3/ Formation et accompagnement

    L’AIFE a mis en place avec Communauté Chorus Pro, un vaste portail de documentation à destination des structures publiques et des opérateurs économiques.

    >> Accès à la communauté Chorus Pro

    Elle organise par ailleurs mensuellement des webinaires génériques sur l’utilisation du service à destination des structures publiques et des fournisseurs. Elle a aussi réalisé un webinaire spécifique portant sur les marchés de travaux, et décrivant notamment l’insertion du maitre d’œuvre dans le processus :

    >> Calendrier des webinaires


     
      

    D. Former et se former à la dématérialisation

    Pour accompagner cette nouvelle étape de transition numérique de la commande publique, l’Ordre propose des actions de formation en région.

    L’agilité des agences et des collaborateurs développée à l’occasion de la dématérialisation complète de la réponse aux marchés publics pourra être utilement déployée dans d’autres domaines de la transition numérique : facturation électronique, plateformes numériques de mise en relation, dématérialisation future des autorisation d’urbanisme…

    >> Voir le calendrier des formations référencées par l'Ordre


     

    E. Témoignages, retours d’expériences, questions fréquentes

    Cette partie du dossier sera prochainement alimentée par les retours d’expérience des architectes concernant la mise en place de la dématérialisation et des éléments de réponse aux questions fréquentes adressées à l’Ordre des architectes.

      
     

    F. Ressources documentaires et liens utiles

    Sites Internet


    Guides et ressources des organisations professionnelles