Télétravail : les solutions numériques à disposition des agences d’architecture

Dans le contexte actuel, les outils numériques offrent avec le télétravail des solutions pour préserver l’activité des agences. Plateformes collaboratives, visio-conférence, espaces virtuels de travail, stockage de données, etc.
Le 07 avril 2020
ordinateur

Dans le contexte actuel, les outils numériques offrent avec le télétravail des solutions pour préserver l’activité des agences. Le partage de fichiers via des plateformes collaboratives ou la visio-conférence représentent des outils simples d’utilisation pour maintenir les relations entre collaborateurs, partenaires et clients et assurer une certaine continuité dans la conduite des projets. Les principaux éditeurs de logiciels de conception BIM proposent aussi des sessions en ligne de formation sur des solutions numériques. Ils offrent pour quelques mois des espaces virtuels de travail collaboratif ou de stockage de données.

Ci-dessous quelques exemples, le plus souvent gratuits, à disposition de la profession pour les environnements Mac et Windows.

  • Partage de fichiers

Comme sur un serveur au sein du réseau local de l’agence, les dossiers et documents sont stockés sur un serveur en ligne et accessibles à tous les collaborateurs disposant de droits d’accès : on peut ainsi dissocier les documents à partager au sein de l’agence de ceux destinés aux partenaires et clients. La fonction Drive permet d’avoir une copie de dossiers sur sa proche machine, automatiquement synchronisée avec le serveur en ligne, et avec les autre Drive connectées.

Attention toutefois à ne synchroniser que les dossiers utiles, au risque sinon d’encombrer des disques durs trop petits ou de multiplier et ralentir les connexions (la plupart des outils proposent des options pour indiquer les éléments à synchroniser). Veillez aussi à conserver une version des documents sur votre propre machine (une suppression de fichiers chez l’un des participants se répercute généralement chez les autres, mais alors les services en ligne permettent généralement de récupérer les fichiers effacés).

Lorsque j’écris un texte ou réalise une maquette 3D que j’enregistre dans le dossier Drive de mon ordinateur, il est automatiquement dupliqué en ligne, donc sauvegardé et rendu disponible aux autres membres de mon équipe, par le web ou directement dans leur propre Drive (mais attention, ça ne veut pas dire que l’on travaille simultanément dessus).

Par exemple : DropboxGoogle Drive

  • Télé et visio-conférence

Lors de réunions avec échanges visuels grâce aux caméras de nos appareils, le partage d’écran s’avère très utile pour présenter des documents ouverts sur notre propre machine (un texte, un tableau, un dessin…) et les commenter avec les autres participants, comme on le ferait si l’on était réunis devant le même écran à l’agence ou autour de feuilles sur une table.

Par exemple : les outils Skype (simple mais efficace !), Microsoft TeamsZoomGoogleHangOut et de nombreux autres. Selon les cas, il faut télécharger le logiciel ou simplement se connecter sur le site web avec son navigateur.

OVH constitue également une solution purement audio de conférence téléphonique jusqu'à 50 personnes, accessible avec un simple téléphone mobile ou fixe (le plus simple à mettre en œuvre et le moins exigeant en termes de ressources et expérience).

Sur smartphones, WhatsApp permet des échanges de messages et vidéos rapides au sein d’un groupe de travail, comme des SMS à plus grande échelle, tout au long de l’activité.

Conseils quant à l’utilisation de ces outils il faut

  • créer un compte au préalable, faire des tests de connexion et parfois prévoir une solution de repli (autre service, conférence téléphonique)
  • utiliser de préférence un casque, ou même les oreillettes-micro d’un téléphone branchés sur l’ordinateur
  • déconnecter la caméra si les échanges deviennent saccadés car la vidéo consomme beaucoup de ressources
  • éviter les réunions trop longues et avec trop d’intervenants, l’attention (et parfois la technique) diminuent au bout d’un moment

À savoir également : ces outils ne sont pas interopérables entre eux, tous les participants doivent utiliser le même (mais chacun dans son environnement).

  • Travail collaboratif

Certains outils permettent de travailler simultanément sur le même document, que l’on crée, modifie, commente, à plusieurs. C’était déjà utile côte à côte à l’agence, cela l’est encore plus à distance ! 

Exemples en bureautique : Microsoft Office 365 (avec abonnement), Google Docs (gratuit)

Rappelons aussi que les environnements iCloud (Apple), Outlook (Microsoft), Google, permettent de partager Agendas, Tâches, Contacts, documents, sur nos appareils comme en ligne.

  • Pour ce qui est du BIM

BIM visualisation et commentaires de maquettes Open BIM IFC : BIMplusBIMserver.center,

Ainsi que les nombreuses plateformes de collaboration BIM qui peuvent aussi centraliser et partager des documents de toute nature et proposent des fonctions avancées de collaboration : agendas, notifications de dépôts de documents, circuits de validation, etc…

Par exemple : BIMsynce-architecteaxeoBIMBIMEO et de nombreux autres (services professionnels payants -dont certains peuvent nécessiter une certaine expérience pour mise en œuvre et administration).

Les notifications proposées par la plupart des outils de collaboration permettent d’être informé des ajouts et modifications de documents selon des modalités paramétrables, depuis des alertes immédiates et spécifiques jusqu’à un résumé de synthèse une fois par jour pour tous les projets.

Solutions et formations actuellement proposées chez les principaux éditeurs

La période actuelle est propice à la découverte ou au renforcement de ses compétences sur les solutions BIM. Ci-dessous les webinaires, les formations en ligne et les solutions gratuites proposés par les principaux éditeurs.

Allplan

Les utilisateurs du logiciel Allplan pourront consulter la page d'information sur le Covid-19 pour connaitre tous les services et les webinaires mises en place par l’éditeur pendant l’épidémie.

Ils trouveront sur cette page les liens d’accès vers la plateforme collaborative d’Allplan et le support technique pour le télétravail.

Abvent

Archicad propose des présentations en ligne quotidiennes sous forme de webinaires sur le site https://live.abvent.com.

Le lien Archicad en E-learning recense l’ensemble des offres de formation BIM à distance.

En direction des étudiants en architecture, des enseignants et des écoles, la société Abvent a mis en place le dispositif Abvent Education Live. Ce dispositif propose des présentations en ligne gratuites tous les jeudis à 18h00 et des tutoriels, tous les trois jours, via le compte Facebook Abvent Education.

Autodesk

La société Autodesk qui distribue le logiciel REVIT propose plusieurs tutoriels sur le blog Village BIM. Des webinaires sont également disponibles sur le Forum Revit.

Jusqu’au 31 mai 2020, Autodesk met à disposition gratuitement les solutions de collaboration BIM 360 Design et BIM 360 Docs. Les étudiants et les enseignants peuvent se connecter via le lien suivant.

Vectorworks

Pendant la crise, les utilisateurs du logiciel BIM Vectorworks trouveront à partir du 15 avril prochain des cours à distance, des tutoriels et webinaires gratuits sur le blog Vectorworks avec vous. Un Forum permet aussi d'échanger avec la communauté d’utilisateurs.

Les étudiants et enseignants peuvent télécharger une version gratuite du logiciel depuis le portail étudiant.

Nous invitons les architectes qui souhaitentaller au-delà des formations « logiciels » à se connecter sur la rubrique formation sur le site architectes.org. Cette rubrique recense une offre de formation sur le numérique orientées « métiers », (BIM Management, conception collaborative, etc.).

Cet article reprend pour partie le texte d’Olivier Celnik, Conseiller régional d’Ile-de-France, diffusé par le CROAIF.

 

Publié le 07.04.2020 - Modifié le 08.04.2020
1 commentaire

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Bonjour, il me semble intéressant également de citer KROQI (www.kroqi.fr), la plateforme mise en place par le Plan BIM et qui regroupe de nombreuses fonctionnalités (tchat, partage de fichiers, organisation d'équipe par tâches collaboratives, et même visio-conférence).

(CC-Zero)
espaces virtuels de travail collaboratif ou de stockage de données