Prélèvement à la source : les nouvelles obligations pour les employeurs

Le Prélèvement à la Source (PAS) est un mode de recouvrement de l’impôt, consistant à faire prélever son montant par un tiers payeur au moment du versement au contribuable des revenus sur lesquels porte l’impôt. Les obligations en pratique.
Le 10 décembre 2018

Avec le PAS (Prélèvement à la Source), il n’y a plus de décalage entre la perception des revenus et le paiement de l’impôt lié.
Le système de retenue à la source permet d’adapter « en temps quasi réel » le taux de prélèvement. Pour les salariés ou les retraités, son paiement est étalé sur 12 mois. 

Ce nouveau dispositif qui entre en vigueur le 1er janvier 2019, est porté par les entreprises et impose aux employeurs le respect de nouvelles obligations.

Les grandes étapes pour la mise en place du prélèvement à la source dans les entreprises

- Au printemps 2018 : les salariés ont déclaré leurs revenus 2017 auprès de la Direction Générale des Finances Publiques et l’administration fiscale a calculé le taux d’imposition applicable à leurs revenus.
- A l’été 2018 : les salariés ont reçu leur avis d’imposition avec la mention du taux de prélèvement.
- A partir d’octobre 2018, l’administration fiscale communique le taux retenu pour chaque salarié à l’employeur. C’est ce taux qui sera appliqué au salaire, à partir de janvier 2019.
Le flux d’informations est réalisé via le même système informatique que celui par lequel est transmis la Déclaration Sociale Nominative (DSN).

A titre informatif, l’employeur indique sur le bulletin de paie de novembre ou décembre 2018 le taux et une simulation du montant de prélèvement
- A partir de janvier 2019 : L’impôt est automatiquement déduit du salaire et ce PAS est mentionné sur la feuille de paie.
- En avril-juin 2019 : le salarié déclare ses revenus 2018 auprès de l’administration fiscale.
- en septembre 2019 : Le taux de PAS est actualisé en fonction des changements de situation du salarié.

En cas de modification de situation impactant de façon significative le revenu, le contribuable peut demander une mise à jour de son taux de prélèvement auprès du Trésor Public qui valide sa demande. Dans ce cas le bulletin de paie du salarié comportera une ligne supplémentaire indiquant le taux retenu ainsi que le montant prélevé.

L’administration fiscale est responsable du calcul du taux de prélèvement, de la collecte de l’Impôt sur le Revenu (bien que les employeurs soient des intermédiaires) et reste l’interlocuteur du salarié contribuable.


Procédure à suivre par l’employeur

Il appartient à l'employeur qui devient un « collecteur » d’appliquer le PAS sur les revenus de ses salariés. Il doit respecter les taux transmis par les services des impôts.
La procédure s’effectue en deux temps :
1er temps : L’employeur doit effectuer une déclaration sociale nominative (DSN)
Chaque mois, toute entreprise ayant des salariés doit déposer une DSN :
- le 5 du mois pour les entreprises de plus de 50 salariés,
- le 15 du mois pour les entreprises de moins de 50 salariés,
Pour les entreprises de moins de 11 salariés, la DSN s’effectue chaque trimestre.  

Cette déclaration doit contenir les informations suivantes :
- bloc « individu » : données d'identification du contribuable et les données de versement;
- bloc « paiement » : coordonnées bancaires de l'entreprise concernée en vue du prélèvement.

Pour effectuer la DSN, l'employeur a plusieurs options :
- Il l’effectue lui-même sur le site https://www.net-entreprises.fr/
- Il l’effectue lui-même via un logiciel de paie compatible
Les logiciels de paie compatibles permettent de « traduire » les données figurant sur le bulletin de paie en données DSN. Liste des éditeurs de logiciels de paie engagés dans le prélèvement à la source : https://www.economie.gouv.fr/files/files/ESPACE-EVENEMENTIEL/PAS/Liste_editeur1.pdf
- Il la confie à un tiers (un expert-comptable, prestataire RH)

Précautions à prendre par l’employeur :
- Il doit s’assurer de la bonne réception des taux à appliquer via les comptes rendus métiers (CRM) adressés en retour des déclarations DSN
- Il doit vérifier l'exactitude des coordonnées bancaires (BIC/IBAN) de son entreprise sur le site « impots.gouv.fr ».
- Il doit connaître les données d'état civil de ses salariés : numéro de sécurité sociale (NIR), nom, prénom, date et lieu de naissance.
L'employeur doit également vérifier que les informations contenues dans les bulletins BIS (bilans d'identification des salariés) concordent avec les éléments du logiciel de paie.
A défaut, il y aura défaut de transmission entre le collecteur et l'administration fiscale.

2ème temps : les services des impôts, chaque mois, 8 jours après la DSN, mettent à la disposition de l'entreprise le compte rendu métier (CRM), directement dans le logiciel de paie.
Par exemple, la DSN de janvier doit être déposée le 5 février et l'entreprise recevra le CRM le 13 février.
 

Les 3 obligations de l’employeur une fois le taux de PAS communiqué

  • Obligation n°1 : Appliquer le taux transmis par l’administration fiscale à la paie de chaque salarié
  • Obligation n°2 : Effectuer la retenue correspondante sur le salaire net du mois, en appliquant le taux au salaire net imposable.
  • Obligation n°3 : Reverser à la Direction Générale des Finances Publiques en M+1 (ou trimestre pour les TPE) les retenues à la source du mois M

NB : La gestion en N+1 des régularisations d’impôt (« solde à payer » ou reversement d’un « trop perçu ») continue de relever de l’administration fiscale. L’entreprise n’intervient pas et n’a pas accès à ces informations.


Les risques pour l’employeur

L’employeur est soumis à des sanctions (amende) s’il ne respecte pas l’application du dispositif PAS :
- en cas de non-respect des délais de recouvrement et de versement de l’Impôt sur le revenu de ses salariés
- en cas de non-respect de la clause de confidentialité liée aux informations personnelles de chaque salarié (le taux du prélèvement à la source de chaque salarié est soumis au secret professionnel).

Publié le 10.12.2018
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