2018, année de la dématérialisation de la commande publique !

De nouvelles mesures relatives à la dématérialisation des procédures de passation et de l’exécution des marchés publics vont rythmer l’année 2018 : facturation électronique, réponse dématérialisée obligatoire et accélération de l’open data.
Le 30 janvier 2018
Construction de locaux pour l’opérateur public de collecte sur le site de la Prairie de Mauves.

La réforme du droit de la commande publique initiée le 1er avril 2016 va connaitre une deuxième phase de mise en œuvre avec de nouvelles mesures relatives à la dématérialisation des procédures de passation et de l’exécution des marchés publics. Facturation électronique, réponse dématérialisée obligatoire et accélération de l’open data vont ainsi rythmer l’année 2018.

 

1. Facturation électronique

L’ordonnance n° 2014-697 du 26 juin 2014 a rendu la facturation électronique obligatoire dans les marchés publics de manière progressive. Depuis le 1er janvier 2018, c’est au tour des entreprises intermédiaires (de 250 à 5000 salariés) de devoir transmettre l’ensemble de leurs factures issues de marchés publics, y compris les demandes d’acompte, de manière dématérialisée. Cette obligation sera étendue à l’ensemble des entreprises dès le 1er janvier 2020. A cette fin, l’Agence pour l’Informatique Financière de l’Etat (AIFE) a mis en place le portail Chorus Pro qui permet aux entreprises de transmettre leurs éléments de facturation aux acheteurs.

Avant d’être pleinement concernés en tant que titulaires de marchés, les architectes sont impactés dans le cadre de l’exécution de leur mission de maitrise d’œuvre, dès lors que les situations des entreprises de travaux de plus de 250 salariés sont désormais transmises par voie dématérialisée. Le nombre de marchés de travaux soumis à cette obligation va très sensiblement augmenter en 2018, puisque l’assiette d’entreprises du bâtiment et des travaux publics est considérablement élargie.

L’obligation d’utiliser Chorus Pro ne pèse que sur les entreprises de travaux et non sur la maitrise d’œuvre, considérées comme un tiers dans sa mission de suivi financier. Afin de limiter au maximum les risques de re-matérialisation des pièces et de parvenir à un circuit de paiement complétement dématérialisé sur les marchés de travaux, la Direction des affaires juridiques du Ministère de l’Economie recommande aux acheteurs publics de procéder à la signature d’avenants avec les titulaires de marchés de maitrise d’œuvre, ces avenants ayant pour objet d’intégrer dans l’élément de mission de direction de l’exécution des travaux (DET) l’utilisation obligatoire de Chorus Pro par la maitrise d’œuvre. Puisqu’il s’agit d’une obligation nouvelle, il appartient aux parties de mesurer ses effets sur les conditions initiales du contrat et de les formaliser dans l’avenant.

Pour renforcer et faciliter l’utilisation de Chorus Pro, l’AIFE met à disposition une série d’outils spécifiques pour la maitrise d’œuvre et continuera à proposer des webinaires tout au long de l’année.

L’ensemble de ces outils sont disponibles sur le portail de la Communauté Chorus Pro.

 

2. Généralisation de la réponse électronique obligatoire à l’ensemble des procédures

Jusqu’à présent limité au volontarisme des candidats, la réponse électronique va devenir une obligation à part entière pour les marchés publics lancés à compter du 1er octobre 2018.

Elle concerne l’ensemble des acheteurs soumis à l’ordonnance n° 2015-899 du 23 juillet 2015 et s’applique à toutes les procédures, y compris les MAPA.

Dès le 1er avril 2018 tout d’abord, les opérateurs économiques auront la possibilité de transmettre leur candidature sous la forme d’un Document unique de marché européen électronique (E-dume). Les acheteurs auront l’obligation de le prendre en compte.

Pour mémoire, le DUME est une déclaration sur l’honneur harmonisée et élaborée sur la base d’un formulaire type établi par la Commission européenne, permettant de renseigner l’ensemble des informations exigées en matière de candidature à un marché public.

L’AIFE va mettre prochainement en place un service permettant aux acheteurs et aux candidats de générer un DUME conforme aux dispositions du droit communautaire.

Ensuite, dès le 1er octobre 2018, les acheteurs auront l’obligation de mettre à disposition gratuitement sur leur profil acheteur l’ensemble des documents de la consultation (Article 39 du décret 2016-360 du 25 mars 2016 et arrêté du 14 avril 2017 sur les caractéristiques du profil acheteur). Si la plupart des acheteurs disposent déjà d’une solution propre ou mutualisée, tous devront bénéficier d’un outil conforme aux fonctionnalités et exigences minimales des profils d'acheteurs fixées par l’arrêté du 14 avril 2017.  

Ensuite, pour les marchés d’un montant supérieur à 25 000 € HT, toutes les communications et les échanges d’informations entre acheteurs et candidats devront s’effectuer par des moyens de communication électronique (Art. 41 du décret précité).

La réponse électronique à un marché public devient donc obligatoire à compter du 1er octobre 2018. Il s’agit d’un tournant majeur pour l’ensemble des acteurs qui font la commande publique, acheteur comme entreprises. Des exceptions à cette obligation sont prévues, mais relativement limitées ou circonstanciées. Une dérogation porte notamment sur les concours de maitrise d’œuvre, où la remise d’une maquette physique pourra bien entendu toujours s’effectuer par une voie matérialisée.

Comme l’a résumé la directrice des affaires juridiques de Bercy en début d’année, l’acheteur qui ne serait pas prêt à mettre en œuvre une procédure intégralement dématérialisée pourrait voir sa procédure annulée, tout comme l’offre d’un candidat transmise par voie papier devrait être qualifiée d’irrégulière. La dématérialisation totale concerne la transmission des pièces de la candidature et de l’offre.

Précision important à ce stade, il s’agit de dématérialiser l’ensemble du processus de réception et de transmission des dossiers. Concernant la signature électronique de l’offre, celle-ci ne sera imposée qu’au seul titulaire du marché dans le cadre d’un nouvel arrêté à paraitre venant modifier les dispositions de l’arrêté du 15 juin 2012 relatif à la signature électronique dans les marchés publics.

D’ici le 1er octobre 2018 et la généralisation de l’obligation, il convient sans doute pour les architectes candidats de privilégier, quand la procédure leur permet, une réponse électronique. Si ce format comporte son lot d’appréhensions de la part des opérateurs économiques, il suffit de quelques réponses pour le maitriser parfaitement. Dans un contexte spécifique de la maitrise d’œuvre habituée à la réponse en groupement, les partenaires habituels des architectes sont aussi concernés par cette obligation et la question de la réponse électronique devra aussi être abordée en équipe.

 

3. Concrétisation de l’open data dans la commande publique

Conformément à l’arrêté du 14 avril 2017 sur les données essentielles dans la commande publique, à compter du 1er octobre 2018, les acheteurs devront impérativement publier sur leurs profils d’acheteur les données des marchés publics, dans le cadre d’une démarche dite d’open data.

Pour les marchés d’un montant supérieur à 25 000 € HT, l’acheteur devra donc mettre à disposition les informations relatives à la passation et à l’attribution du marché, ainsi que les données portant sur les modifications ultérieures du marché :

  • Au titre des informations sur la passation du marché, l’obligation est quasiment identique au régime juridique qui existait sous l’emprise de l’article 133 du précédent Code des marchés publics. L’acheteur doit ainsi principalement indiquer : le numéro et la date de notification, la nature et l’objet du marché, la procédure utilisée, le nom du titulaire, la durée et le montant du marché.
  • Au titre des modifications du marché initial, l’acheteur devra préciser sur son profil: l’objet de la modification, les impacts sur la durée et le montant du marché initial, le nom du nouveau titulaire en cas de changement, la date de signature de la modification apportée au marché.

Cette nouvelle obligation va considérablement renforcer la transparence exigée des acheteurs en matière d’exécution des marchés. La publication sous un format harmonisé des données essentielles des marchés devrait aussi faciliter les études conduites sur la commande publique et la veille commerciale des opérateurs économiques sur l’achat public.

Dans le cadre de la maitrise d’œuvre où les modifications au marché sont fréquemment prévues dans le contrat, la démarche d’open data permettra sans doute, en vue d’une analyse globale, de mesurer plus finement les modifications apportées aux marchés, tant en montant qu’en durée d’exécution.

Les pouvoirs publics entendent poursuivre l’effort de dématérialisation après ces échéances. La Direction des affaires juridiques de Bercy vient de publier un ambitieux Plan de transformation numérique de la commande publique 2017-2022. Celui-ci vise à étendre la dématérialisation à l’ensemble des acteurs et du processus, de la passation jusqu’à la fin de l’exécution du marché, autour de 5 axes d’actions:  gouvernance, simplification, interopérabilité, transparence et archivage.

Le Plan ainsi que l’ensemble des textes en vigueur et des fiches pratiques sont disponibles sur le portail dédié de la Direction des affaires juridiques : https://www.economie.gouv.fr/daj/dematerialisation-commande-publique

Publié le 30.01.2018
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(© photo J-F. Mollière / source : Archicontemporaine.org)
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